Datenschutzerklärung und Information zur Datenverarbeitung zentraler IT-Services des LUIS

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
Welfengarten 1
30167 Hannover

Tel. +49 511 762 - 0
Fax +49 511 762 - 3456
www.uni-hannover.de 

Die Leibniz Universität Hannover ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird durch den Präsidenten, Herrn Prof. Dr. iur. Volker Epping gesetzlich vertreten.

Leibniz Universität IT Services
Schloßwender Straße 5
30159 Hannover
Tel. +49 511 762 - 9996
Mail: support@luis.uni-hannover.de

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Leibniz Universität Hannover:

Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
–  Datenschutzbeauftragter –
Welfengarten 1
30167 Hannover

Tel. +49 511 762-0
Fax +49 511 762-8258
E-Mail: datenschutz@uni-hannover.de

Website

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzenden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Weiterer Hinweis
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Rechtssinne findet nicht statt. Ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie die Anwendung nicht nutzen.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
   
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
  Zudem haben Sie das Recht der Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen. Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten, außer es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
   
• Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
  Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
   
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
  Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
   
• Die für die Leibniz Universität Hannover zuständige Aufsichtsbehörde ist:
  
  Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen
  Prinzenstr. 5
  30159 Hannover
  Tel. +49 511 120 - 4500
  Fax +49 511 120 - 4599
  E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Beschreibung

Das LUIS stellt als zentralen IT-Service einen Mail- und Kalender-Dienst bereit. Für Studierende werden Mailadressen in der Domaine: stud.uni-hannover.de zentral angelegt. Für Beschäftigte und weitere Berechtigte erfolgt die Verwaltung der Mailadressen durch dezentral Projektadministrierende im Rahmen des Benutzenden Informations- und Administrierungs-Services (BIAS) jeweils domainspezifisch. 

Zwecke

Ordnungsgemäßer Betrieb eines E-Mail- und Kalender-Dienstes

Rechtsgrundlagen 

Für Beschäftigte

• Art 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 88 NBG, 12 NDSG

Für Studierende und ehemalige Hochschulmitglieder

• Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 17 NHG i.V.m. § 9 der Ordnung für die Verarbeitung personenbezogener Daten  

Für Kommunikationspartner 

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §3 NDSG

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Datenübermittlung

LUIS liefert transaktionsbezogene Existenz-Kennzeichen für Mailboxen an den DFN („user unknown“). Annahme von E-Mails aus dem Internet, Scannen und Taggen von E-Mails gemäß der eingestellten Spam-Policy, Weiterleiten an LUIS oder Ablehnen von E-Mails je nach Spam-Policy im Rahmen des Vertrages „DFN MailSupport“.

Kategorien der Empfänger

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Beschreibung

Über LUHKI können unterschiedliche Large Language Modelle (LLM) genutzt werden. Dabei werden die Prompts und die Antworten der Nutzenden mit den LLM via API transportverschlüsselt ausgetauscht. Es erfolgt keine Übertragung von Login oder Nutzendendaten an die LLM. Nur der Content des Chats einschließlich ggf. hochgeladener Dateien wird an das LLM übertragen. 

Die Speicherung der Chats findet verschlüsselt auf Servern des LUIS statt. Die Verschlüsselung erfolgt mithilfe eines durch jeden Nutzenden erstellten Datakeys. Ab dem 1. Juli 2026 werden auch während eines Chats hochgeladene Dateien auf Servern des LUIS verschlüsselt zwischengespeichert. 

Zwecke

Bereitstellung eines LLM-Chat-Services für Beschäftigte und Studierende der LUH. 

Rechtsgrundlagen

Für Studierende und für Beschäftigte

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Für Teilnehmende einer Lehrveranstaltung

• Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 17 NHG i.V.m. § 9 der Ordnung für die Verarbeitung personenbezogener Daten und ggf. der jeweiligen Prüfungsordnung

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Datenübermittlung

Empfänger

Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Rechtsgrundlage für die Übermittlung: Art. 45 Abs 1 DSGVO in Verbindung mit dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Datenschutzrahmenvereinbarung zwischen der EU und den USA vom 10.07.2023.

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Zwecke

Bereitstellung einer Videokonferenz-Lösung.

Rechtsgrundlagen

Für Studierende und Gasthörende 

• Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 17 NHG i.V.m. §5 und §9 der Ordnung für die Verarbeitung personenbezogener Daten  

Für die Beschäftigte und Bedienstete:

• Art 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 88 NBG, 12 NDSG

Für sonstige Teilnehmende (je nach Kontext in dem eine Videokonferenz durchgeführt wird):

• Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §§ 3, 17 NHG

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Datenübermittlung 

Kategorien der Empfänger

Keine Übermittlung. 

Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Keine Übermittlung.

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Beschreibung

Die Open-Source-Software LimeSurvey bietet die Erstellung und Durchführung von Online-Umfrage an. 

Hinweise:
Für die inhaltliche Gestaltung der Umfrage und sofern im Rahmen der Umfrage weitere personenbezogene Daten der Teilnehmenden erhoben werden, informieren die Umfragedurchführenden vorab gesondert im Rahmen der Umfrage über diese zusätzliche Datenverarbeitung.

Zwecke

Bereitstellung eines Umfrageservices für die Universität Hannover.

Rechtsgrundlagen 

    Für die Beschäftigte und Bediensteten im Rahmen der Umfrageerstellung:

•  Art 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 88 NBG, 12 NDSG

    Für Studierende im Rahmen der Umfrageerstellung:

•  Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 17 NHG i.V.m. §9 der Ordnung für die Verarbeitung personenbezogener Daten  

Für Teilnehmende an Umfragen 

•  Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Datenübermittlung

Keine Übermittlung.

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Beschreibung

Das Identitätsmanagement dient der zentralen Accountverwaltung von Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der Universität für EDV-Systeme. Der Nutzer soll sich selbst für möglichst viele Dienste freischalten können und dabei einen Überblick über die von ihm genutzten und für ihn zur Verfügung stehenden EDV-Systeme und -Dienste erhalten. Der Nutzer verwaltet dabei Zugänge und Passwörter für angebundene Systeme weitgehend selbst. 

In der derzeitigen Ausbaustufe sind nur zentrale oder größere EDV-Systeme der Universität angebunden.

Zwecke

Bereitstellung eines uniweiten Identitätsmanagements. 

Rechtsgrundlagen 

für Studierende

Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 17 NHG i.V.m. "Ordnung für die Verarbeitung personenbezogener Daten"

für Mitarbeitende

Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V. m. § 24 NDSG i.V.m. § 88 NBG und der Dienstvereinbarung zum Identitätsmanagement der LUH

für Lehrbeauftragte

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Lehrauftrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 24 NDSG

für Gäste

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 NDSG

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Datenübermittlung

keine Übermittlung

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Beschreibung

Mit dem verschlüsselten Upload-Tool können über ein Web-Portal Ende-zu-Ende verschlüsselt Dateien entgegengenommen und verwaltet werden. Die Uploads werden in Kampagnen gegliedert und können z. B. für Bewerbungsverfahren genutzt werden. Die starke PGP-Verschlüsselung erfolgt bereits im Browser beim Upload.

Die Speicherung der Dateien findet verschlüsselt auf Servern des LUIS statt. Die Ver- und Entschlüsselung erfolgt mithilfe eines durch das Kampagnen-Management erstellte asymmetrische PGP-Schlüsselpaar.

Zwecke

Bereitstellung eines verschlüsselten Upload-Tools für Beschäftigte und Studierende der LUH. 

Rechtsgrundlagen

Für Studierende und Beschäftigte als Kampagnan-Manager

• Art 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 88 NBG, 12 NDSG

Für Studierende und für Beschäftigte und Dritte als Uploader

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Kategorien der personenbezogenen Daten

Kategorien der betroffenen Personen

Datenübermittlung

Es findet keine Datenübermittlung außerhalb der LUH statt.

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien