Videokonferenzen mit Cisco WebEx Meetings

Cisco WebEx Meetings ist ein kommerzielles Angebot der Firma Cisco zur Durchführung von Videokonferenzen (Meetings). Sie können Meetings entweder vorab planen und Ihre Teilnehmer per E-Mail dazu einladen, oder Sie führen Ihr Meeting spontan durch.

Wir stellen Webex-Lizenzen zur Verfügung. Bedienstete der Leibniz Universität Hannover können eine Gastgeberlizenz formlos unter Angabe von Name und Mailadresse per E-Mail an support@luis.uni-hannover.de beantragen. Damit können Sie Meetings mit jeweils bis zu 500 Teilnehmern ansetzen und durchführen. In Kürze wird es für Personen mit Mailadressen der Universität Hannover die Möglichkeit geben, eine Selbstregistrierung durchzuführen, bis dahin wenden Sie sich bitte zur Vergabe von Lizenzen noch an unsere Support-Mailadresse.

Spezielle Client-Anwendungen für die Desktop-Betriebssysteme Windows 8/10 und macOS sowie Apps für Android und iOS sind verfügbar und wir empfehlen Ihnen deren Verwendung für ein optimales Nutzungserlebnis. Die Download-Links erhalten Sie nach der Anmeldung am Webinterface (s. u.) bzw. Sie finden die Apps in den App-Stores von Google und Apple. Sofern Sie keine Client-Anwendung oder App installieren können oder möchten, ist  die Teilnahme an Meetings u. U. auch über einen HTML5-fähigen Webbrowser (u. a. Firefox, Chrome, Safari) möglich.

Da es sich momentan um Zugänge zur Evaluierung der Plattform handelt, gibt es aktuell wie auch bei DFNConf zwar eine Verschlüsselung vom Client zum Server, nicht jedoch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Daher sollte der Dienst derzeit nur eingeschränkt für streng vertrauliche Kommunikation wie Berufungsverhandlungen, Bewerbungsgespräche etc. genutzt werden.

EINER EINLADUNG ZU EINEM MEETING FOLGEN

Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen werden, erhalten Sie eine E-Mail mit den benötigten Informationen für die Teilnahme einschließlich eines Kalendereintrags im iCal-Format, den Sie direkt in Ihren Kalender übernehmen können. Um dem Meeting beizutreten, klicken Sie auf den Link in der E-Mail.

Screen 1: Einladung zu einem Meeting Screen 1: Einladung zu einem Meeting Screen 1: Einladung zu einem Meeting
Einladung zu einem Meeting

Folgen Sie dann den Anweisungen in Ihrem Webbrowser zum Download der Client-Anwendung beziehungsweise zum Beitritt über den Webbrowser. Welche Optionen Ihnen hier genau angeboten werden, ist abhängig von der Konfiguration Ihres Webbrowsers und Betriebssystems.

Starten von Cisco WebEx Meetings …

Zum Beitreten geben Sie nun Ihren Anzeigenamen und Ihre E-Mail-Adresse ein.

Ein neues Meeting

Es öffnet sich die Videoansicht des Meetings. Zum Beitreten noch einmal die grüne Schaltfläche Meeting beitreten anklicken.

Screen 4: Meeting beitreten Screen 4: Meeting beitreten Screen 4: Meeting beitreten
Meeting beitreten

Bei der erstmaligen Benutzung von WebEx sowie ggf. später erneut müssen Sie dem Zugriff auf Ihr Mikrofon und Ihre Webcam zustimmen.

Screen 5: Zugriff auf Kamera und Mikrofon erlauben Screen 5: Zugriff auf Kamera und Mikrofon erlauben Screen 5: Zugriff auf Kamera und Mikrofon erlauben
Zugriff auf Kamera und Mikrofon erlauben

EIN MEETING ANSETZEN

Nachdem Sie eine Gastgeberlizenz bei uns beantragt haben, können Sie selber Meetings ansetzen. Sie erhalten von uns dazu neben den Zugangsdaten auch einen personalisierten Link zur Anmeldung am Webinterface von WebEx.

Screen 6: Ein Meeting ansetzen Screen 6: Ein Meeting ansetzen Screen 6: Ein Meeting ansetzen
Screen 6: Ein Meeting ansetzen

Auf der Startseite des Webinterfaces sehen Sie einen Link zu Ihrem Persönlichen Raum. Dieser persönliche Raum ist Ihr eigener virtueller Veranstaltungsort für spontane Meetings. Mit einem Klick auf Meeting starten können Sie den Raum jederzeit direkt betreten.

Damit auch andere Teilnehmer in Ihren persönlichen Raum gelangen können, teilen Sie diesen bitte den Link und Ihre Meeting-Kennnummer mit. Sie finden die Meeting-Kennnummer unter der Funktion Weitere Methoden zum Beitreten. Oder Sie kopieren alle erforderlichen Informationen für den Beitritt in die Zwischenablage, wenn Sie auf das kleine Kopieren-Symbol hinter Ihrem Namen in der Zeile Persönlicher Raum von ... klicken.

Screen 7: Persönlicher Raum – Ihr eigener virtueller Veranstaltungsort Screen 7: Persönlicher Raum – Ihr eigener virtueller Veranstaltungsort Screen 7: Persönlicher Raum – Ihr eigener virtueller Veranstaltungsort
Persönlicher Raum – Ihr eigener virtueller Veranstaltungsort

Um ein geplantes Meeting anzusetzen und die Teilnehmer vorab einzuladen, klicken Sie auf Termin ansetzen. Auf der nun geöffneten Seite Ein Meeting ansetzen geben Sie im Eingabefeld Thema des Meetings eine kurze Info für Ihre Teilnehmer an. Ein Meeting-Passwort für den Beitritt Ihrer Teilnehmer wird von WebEx automatisch generiert.

Die Terminfestlegung treffen Sie im Abschnitt Datum und Zeit. Eine regelmäßige automatische Wiederholung des Meetings, z. B. im wöchentlichen Turnus, veranlassen Sie über einen Klick auf Wiederholung und Anpassen der sich dann anbietenden Einstellungen.

Wählen Sie nun Ihre Teilnehmer aus, die Sie zum Meeting einladen möchten, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben. Teilnehmer, die Sie zuvor bereits einmal eingeladen haben und die sich durch Eingabe eines Anzeigenamens am WebEx-Systems selbst bekannt gemacht haben, können Sie zumeist nach Eingabe weniger Buchstaben aus einer Liste mit Vorschlägen auswählen.

Mit einem Klick auf Termin ansetzen machen Sie den Termin verbindlich. Ihre Teilnehmer erhalten automatisch eine E-Mail mit allen erforderlichen Informationen fürs Beitreten. Mit einem Klick auf Erweiterte Optionen anzeigen erhalten Sie zusätzliche Optionen u. a. für das Einstellen einer Tagesordnung oder den Versand von E-Mails zur Terminerinnerung. 

Screen 8: Ein Meeting ansetzen Screen 8: Ein Meeting ansetzen Screen 8: Ein Meeting ansetzen
Ein Meeting ansetzen

KS-Team
Netz und Kommunikationssysteme
KS-Team
Netz und Kommunikationssysteme