Cloud-Onlyoffice

Mit Onlyoffice steht ein Cloud-Dienst zur Verfügung, mit dem Studierende und Beschäftigte der Leibniz Universität Hannover gemeinsam und gleichzeitig Dokumente, Tabellen und Präsentationen verfassen können. Zusätzlich ist eine Projektverwaltung integriert. Mit externen Personen ist eine eingeschränkte Zusammenarbeit möglich. Bekannte Beispiele für ähnliche Dienste sind Google Docs oder Microsoft Office 365 für die Office-Funktionalität und OpenProject oder Microsoft Project Online für die Projekt-Funktionalität.

NUTZUNG

  • Wer kann den Service nutzen?

    Alle Studierenden und Beschäftigten der Leibniz Universität Hannover mit IdM-Account und im IdM-Account-Manager aktiviertem IT-Dienst WebSSO/OpenID. Der Zugriff erfolgt mit dem dabei vergebenen Passwort und der LUH-ID als Benutzernamen.

    Externe Personen können Onlyoffice aktuell nicht mit einem eigenen Account nutzen. Eine Zusammenarbeit an bestehenden Dokumenten ist jedoch trotzdem möglich (siehe unten).

  • Dokumente

    Unter dem Punkt „Meine Dokumente“ im Modul „Dokumente“ können u.a. eigene Dokumente erstellt und optional geteilt werden.

    Unter „Meine Dokumente“ können die eigenen Dokumente verwaltet werden Unter „Meine Dokumente“ können die eigenen Dokumente verwaltet werden Unter „Meine Dokumente“ können die eigenen Dokumente verwaltet werden
    Unter „Meine Dokumente“ können die eigenen Dokumente verwaltet werden
  • Projekte

    Das Projektmanagement ist im separaten Modul „Projekte“ zu finden. Hier können eigene Projekte erstellt und verwaltet werden.

    Das Projektmanagement ist in einem separaten Modul „Projekte“ zu finden Das Projektmanagement ist in einem separaten Modul „Projekte“ zu finden Das Projektmanagement ist in einem separaten Modul „Projekte“ zu finden
    Das Projektmanagement ist in einem separaten Modul „Projekte“ zu finden
  • Integrierte Dokumentation

    Hilfe zur Benutzung gibt es direkt im Programm im jeweiligen Modul (Dokumente oder Projekte) am linken Bildschirmrand im „Hilfe-Center“.

  • Zusammenarbeit mit Angehörigen der Universität

    Eigene Dokumente (d.h. solche unter „Meine Dokumente“) können geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden. Um mit anderen Angehörigen der Universität ein Dokument zu teilen, wird rechts neben dem Dokument „Freigeben“ ausgewählt, um den Freigabedialog aufzurufen.

    Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden
    Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden

    Um jemandem ein Dokument zugänglich zu machen, muss dieser sich bereits einmal bei Onlyoffice über WebSSO eingeloggt haben. In dem Freigabedialog kann über „Benutzer hinzufügen“ die jeweilige Person ausgewählt werden. Zudem ist die Einstellung verschiedener Zugriffsrechte möglich.

    Verwenden Sie nicht die Freigabe über Gruppen, da die Erstellung eigener Gruppen deaktiviert ist. Insbesondere umfasst die vordefinierte Gruppe „Jeder“ alle Nutzer des Dienstes und ist daher selten eine gewünschte Auswahl!

  • Zusammenarbeit mit externen Personen

    Eigene Dokumente (d.h. solche unter „Meine Dokumente“) können geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden. Um mit externen Personen ein Dokument zu teilen, muss ein externer Link erstellt werden. Das bedeutet, dass jede Person, die über diesen Link verfügt, an dem Dokument mitarbeiten kann. Die URL beinhaltet den Hash des Dokuments und ist somit nicht leicht zu erraten, daher ist die Wahrscheinlichkeit einer ungewollten Mitarbeit sehr gering. Als weiterer Schutz kann der Review-Modus verwendet werden, wodurch Änderungen durch den Dokumentbesitzer überprüft und abgelehnt werden können. Für die Erstellung des externen Links wird rechts neben dem Dokument „Freigeben“ ausgewählt, um den Freigabedialog aufzurufen.

    Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden
    Dokumente können über den Freigabedialog geteilt werden

    In dem Freigabedialog aktivieren Sie den Punkt „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“. Hinweis: die URL des Links ist in manchen Browsern nicht sichtbar. In diesem Fall kann der Link aber trotzdem über die Schaltfläche „Kopieren“ in die Zwischenablage kopiert werden.

    Über „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“ kann ein externer Link für das Dokumente erstellt werden Über „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“ kann ein externer Link für das Dokumente erstellt werden Über „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“ kann ein externer Link für das Dokumente erstellt werden
    Über „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“ kann ein externer Link für das Dokumente erstellt werden

    Durch einen Klick auf den Schriftzug „Schreibgeschützt“ rechts neben „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“ können Sie anschließend noch wählen zwischen schreibendem (voll oder im Review-Modus) und lesendem Zugriff. Um den Zugriff wieder zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“.

  • Desktop-Editor

    Es existiert ein Desktop-Editor, mit dem Dokumente, Tabellen und Präsentationen verfasst werden können. Dieser bietet die Möglichkeit, eine Verbindung zu unserem Dienst aufzunehmen, um die Bearbeitung der auf dem Server vorhandenen Dokumente zu ermöglichen. Diese Dokumente stehen dann aber nicht automatisch offline zur Verfügung. Der Download erfolgt von den Seiten des Herstellers.

HINWEISE

  • Nur eigene Dokumente können geteilt werden

    Dokumente, die in Projekten erstellt bzw. gespeichert wurden, sind auch nur in diesen zugreifbar. Eine Freigabe an weitere Benutzer ist in diesem Fall nur durch Hinzufügen dieser Benutzer zum Projekt möglich. Alternativ kann das Dokument nach „Meine Dokumente“ kopiert und dort freigegeben werden.

  • Unterscheidung gleichnamiger Personen bei der Freigabe

    Aus Datenschutzgründen sind Informationen wie z.B. E-Mail-Adressen von den Nutzern nicht einsehbar, was eine Unterscheidung von Personen mit dem gleichen Namen erschwert. Um eine Verwechslung bei der Freigabe von Dokumenten zu vermeiden, kann die LUH-ID herangezogen werden. Dazu im Freigabedialog die entsprechende Person der Freigabe hinzufügen und anschließend den Mauszeiger über den Namen setzen. Es erscheint ein Pop-up, in welchem die LUH-ID der jeweiligen Person zu sehen ist. Da die Freigabe erst nach Speichern aktiv wird, kann eine fälschlich hinzugefügte Person an dieser Stelle wieder entfernt werden, ohne dass das Dokument zwischenzeitlich an diese freigegeben war.

  • Kompatibilität mit älteren Dateiformaten

    Die Kompatibilität von Onlyoffice mit Microsoft Office ist generell sehr hoch. Jedoch kann es vereinzelt vorkommen, dass mit Microsoft Office erstellte Dokumente nicht vollständig korrekt in Onlyoffice funktionieren. Speziell sind hier Dokumente zu nennen, die mit älteren Versionen von Microsoft Office erstellt und eventuell mit mehreren solcher Versionen bearbeitet wurden. Dabei sind komplexe Dokumente (wie z.B. ein großes Excel-Dokument mit vielen Verweisen und Berechnungen) anfälliger als simple. Da derartige Kompatibilitätsprobleme selbst mit Microsoft Office mit dem Einführen neuer Versionen auftreten, kann eine vollständig korrekte Funktion in diesem Fall nicht gewährleistet werden.

  • Warum bekomme ich Freigaben von mir unbekannten Personen?

    Es ist möglich, über den Freigabedialog an die Gruppe „Jeder“ zu teilen. Diese Gruppe umfasst wirklich jeden Nutzer des Systems! Leider ist dieser Umstand nicht allen Nutzern bekannt. Wir sind seit einiger Zeit mit dem Hersteller im Gespräch, eine Möglichkeit zu bieten, das Teilen an diese Gruppe systemweit zu unterbinden.

    Die Gruppe „Jeder“ umfasst tatsächlich jeden Nutzer des Systems Die Gruppe „Jeder“ umfasst tatsächlich jeden Nutzer des Systems Die Gruppe „Jeder“ umfasst tatsächlich jeden Nutzer des Systems
    Die Gruppe „Jeder“ umfasst tatsächlich jeden Nutzer des Systems

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Montag bis Freitag 08:00 – 19:00 Uhr
Sprechzeiten
Aufgrund der Corona-Pandemie ist der IT-Service-Desk zur Zeit nur per E-Mail
in der Zeit von 08:00 - 17:00 Uhr erreichbar.
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