ResourceSpace

Mit ResourceSpace steht ein Digital-Asset-Management (DAM) an der Projektablage zur Verfügung, mit dem Dokumente, Bilder, Videos und mehr teilautomatisiert mit Metadaten versehen werden können. Diese Metadaten sind anschließend performant durchsuchbar und erleichtern somit die strukturierte Ablage und Verwaltung von großen Datensammlungen.

Um den Aufwand gering zu halten, lohnt es sich, die Struktur der Metadaten im Voraus zu planen. Eine Anpassung an die speziellen Projektanforderungen ist fast immer notwendig.

NUTZUNG

  • Wer kann den Service nutzen?

    Alle Nutzer der Projektablage, die über die Nutzeradministration Zugriff auf den Teildienst in einem Projekt erhalten haben.

    Der Zugriff erfolgt per Login mit Benutzername und Kennwort der Projektablage auf der Seite

    https://resourcespace.projekt.uni-hannover.de/PROJEKTBEZEICHNUNG

    Der Platzhalter PROJEKTBEZEICHNUNG ist durch die Bezeichnung des jeweiligen Projekts in der Projektablage zu ersetzen.

  • Wie passe ich ResourceSpace an die Projektanforderungen an?

    ResourceSpace ist sehr vielseitig verwendbar und verfügt über unzählige Konfigurationsoptionen. Der oben rechts befindliche Admin-Bereich, der nur für den Projekt-Administrator sichtbar ist, enthält Möglichkeiten der Anpassung von Ressourcentypen und Metadaten. Aufgrund der Komplexität der dort vorhandenen Einstellungen empfehlen wir bei größeren Vorhaben über unseren Support einen Beratungstermin zu vereinbaren.

  • Warum ist die Oberfläche teils Englisch, obwohl ich Deutsch ausgewählt habe?

    Die Übersetzung ist an einigen Stellen noch lückenhaft, wird jedoch mittelfristig von uns vollständig übersetzt und an den Hersteller gemeldet. In der Beta-Phase wird die Übersetzung nach und nach angepasst werden. Sie können nicht oder fehlerhaft übersetzte Teile des Programms gerne an unseren Support melden.

FUNKTIONEN

  • Kollektionen

    In ResourceSpace können Sie Ressourcen (Dokumente, Bilder, Videos,…) in Kollektionen zusammenfassen. Bei Erstellung von Kollektionen sind diese immer privat, können also nur von Ihnen eingesehen werden. Es ist möglich, diese über die Aktion „Bearbeiten“ projektöffentlich zu machen.

    Alle Ressourcen sind jedoch immer von allen Nutzern des Projekts such- und sichtbar. Kollektionen dienen nur der persönlichen oder personenübergreifenden Sortierung von Ressourcen, es wird beim Hinzufügen zu einer Kollektion keine Kopie der Ressource erstellt.

  • Gelöschte Ressourcen wiederherstellen

    Zur Wiederherstellung gehen Sie im Admin-Menü über „Ressourcen verwalten“ auf „Gelöschte Ressourcen anzeigen“ und klicken auf die Ressource, die Sie wiederherstellen möchten. Anschließend klicken Sie auf „Bearbeiten“ und setzen den Status wieder auf „Aktiv“. Die Datei ist nun wieder über die Suche auffindbar, kann jedoch auch direkt über das „+“-Symbol der aktuellen Kollektion hinzugefügt werden.

  • Ressourcen endgültig löschen

    Sie können gelöschte Dateien endgültig löschen, indem Sie unten links auf das Dropdown-Menü unter „Aktuelle Kollektion“ klicken, dort „Neue Kollektion erstellen“ auswählen, einen Namen vergeben und Enter drücken. Anschließend gehen Sie im Admin-Menü über „Ressourcen verwalten“ auf „Gelöschte Ressourcen anzeigen“ und speichern das daraus resultierende Suchergebnis über „Aktionen“ und „Gefundene Objekte in der aktuellen Kollektion speichern“ in der erstellten Kollektion. Im Dropdown-Menü „Aktionen“ unter der ausgewählten Kollektion unten links können Sie nun auf „Alle Ressourcen dieser Kollektion löschen“ klicken. Nach Bestätigung sind alle gelöschten Ressourcen gelöscht. Alternativ können Sie auch einzeln gelöscht werden.

  • Extrahieren von Metadaten beim Upload

    ResourceSpace versucht aus jeder hochgeladenen Datei Metadaten zu extrahieren. Diese werden strukturiert gespeichert, um über die Suche performant zur Verfügung zu stehen. Dabei fallen je nach Datei große Datenmengen an, deren Speicherung einige Zeit dauern kann. Im Falle einer PDF wird zum Beispiel der gesamte extrahierte Text durchsuchbar gespeichert. Das kann je nach Größe durchaus mehr als zehn Minuten dauern. Die Suche ist dafür anschließend sehr schnell. Zusätzlich werden je nach Dateityp mehrere Vorschaubilder und Downloadgrößen erstellt.

HINWEISE

  • Beta-Betrieb

    Der Dienst befindet sich zur Zeit noch im Beta-Status, das heißt, wir übernehmen (noch) keine Garantie für die Integrität und Sicherheit der in ResourceSpace abgelegten Daten. Es kann in Zukunft zu kurzfristigen und unangekündigten Wartungen kommen!

  • Quota-Faktor

    Aufgrund der Größe der in ResourceSpace verwalteten Daten wird die Quota für diesen Teildienst mit einem ganzzahligen Faktor 2 multipliziert. Den bereits verbrauchten Speicher kann eine Person mit Administrationsrechten in dem Projekt im Admin-Menü oben rechts einsehen.

    Beachten Sie dabei, dass gelöschte Ressourcen nicht direkt gelöscht werden, sondern in einen separaten Bereich im Admin-Menü verschoben werden.

KONTAKT

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Montag bis Freitag 08:00 – 19:00 Uhr
Sprechzeiten
Aufgrund der Corona-Pandemie ist der IT-Service-Desk zur Zeit nur per E-Mail
in der Zeit von 08:00 - 17:00 Uhr erreichbar.
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