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Zusatzinformationen in Office-Dokumenten

In Office-Dokumenten, also Word- und Excel-Dateien o.Ä., sind neben den reinen Inhalten auch weitere Informationen vorhanden. Teilweise sind diese wie z.B. die Dokumenten-Eigenschaften sicht- und editierbar, teilweise sind diese aber wie z.B. Versionsinformationen und Änderungsverfolgung in der Datei für den Nutzer quasi versteckt. Die enthaltenen Informationen können geradezu ungeahnte Ausmaße annehmen: hinter einem in einem Textdokument eingebetteten Tortendiagramm kann sich im ungünstigen Fall sogar die gesamten Informationen der zugehörigen Tabellenkalkulationsdatei verbergen.

Alle diese versteckten Informationen will man i.Allg. nicht weitergeben, zumal man diese Zusatzinformationen nicht zwecks Kontrolle ansehen kann. Daher sollte man vor der Dateiweitergabe diese Informationen entfernen.

Konvertierung nach PDF

Eine Konvertierung nach PDF über Acrobat oder auch einen PDF-Drucker wie FreePDF entfernt eigentlich alle versteckten Informationen - es entspricht schließlich einer Druckansicht. Allerdings sind die Dokumenteneigenschaften und auch Querverweise weiterhin vorhanden. Der Export funktioniert natürlich unabhängig von der Office-Version und auch für andere Programme, für die der Ausdruck die entscheidende Information umfasst.

Der Export als PDF-Datei und das Verschicken dieser PDF-Version bietet sich immer dann an, wenn der Empfänger das Dokument nicht weiter verändern will, zumal es im Gegensatz zu Office-Formaten eher allgemein verfügbar und recht standardisiert ist. Allerdings ist es kein Schutz gegen die Veränderung! Generell kann ein PDF-Dokument, das man ansehen kann, auch recht einfach gedruckt oder weiter verarbeitet werden (die PDF-Einstellungen, die soetwas verbieten, sind leicht umgehbar).

MS-Office 2007

In dieser Version ist die Funktionalität, die vorher nur als separates Add-In verfügbar war, bereits als "Office System Document Inspector" integriert. Zur Nutzung klickt man auf den großen Start-/Office-Button oben links, wählt dann "Vorbereiten" und darin dann "Dokument prüfen". Danach kann man die Kategorien von versteckten Informationen wählen, die man ansehen und entfernen möchte.

Aufruf Document-Inspector über Menü

Danach kann man die Kategorien von versteckten Informationen wählen, die man zunächst untersuchen ...

Auswahl zu untersuchender Datenkategorien

... und dann einzeln bereinigen möchte.

Bereinigung von Kategorien, für die Daten vorliegen

Sehr ausführliche Informationen zum Document-Inspector gibt es bei Microsoft. Dort wird auch beschrieben, wie er auf eigene Bedürfnisse anpassbar und sogar erweiterbar ist.

OpenOffice

OpenOffice kann so eingestellt werden, dass es immer beim Speichern oder auch beim Export in andere Formate (auch PDF) vor versteckten Daten warnt oder diese sogar gleich entfernt. Es empfiehlt sich, hier zumindest die Warnung zu aktivieren. Dazu muss man unter den OpenOffice-Optionen (zu finden unter Extras-Optionen) in die Rubrik OpenOffice.org, Unterpunkt Security wechseln und dort nochmal den Optionen-Knopf bei "Sicherheitsoptionen und -warnungen" drücken. Die Einstellungen lassen sich dann in einem Popup-Fenster bearbeiten: