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Serverseitige Mail-Filterung & -Sortierung

Bei der Bearbeitung von E-Mails erspart einem eine Vorsortierung Arbeit, z.B. durch Aussortierung unerwünschter Werbemails (Spam). Eine einfache automatische Sortierung kann bereits vor dem Abruf der Mails durch den Nutzer auf den Mail-Servern des Rechenzentrums erfolgen. Dabei kommen Sieve-Skripte zum Einsatz, die bei der Zustellung der E-Mails an unsere Mailstorage-Server ausgeführt werden. Bearbeiten kann jeder Nutzer diese Skripte bequem über unser Web-Mail-System Horde (Details s.u.).

Mithilfe dieser Sieve-Skripte wird i.Allg. an der LUH auch die Spam-Aussortierung erledigt. Daneben kann jeder Nutzer weitere Sortierungen in Mail-Folder vornehmen lassen, vorallem aber auch Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen schalten.

Statt über serverseitige Sieve-Skripte ist eine automatische Sortierung zwar auch in Mail-Client-Programmen wie z.B. Thunderbird möglich, diese hängen aber von der jeweiligen Thunderbird-Installation ab und gelten nicht automatisch für jeden PC oder jedes Smartphone, von dem aus man auf seine E-Mails zugreift. Daher empfiehlt das Rechenzentrum die hier beschriebene Sieve-Filterung.

Sieve-Filter zur Spam-Behandlung

In der Spam-Abwehr ist es sinnvoll, zunächst unerwünschte Mail über eine Ausschlussliste (Blacklist) gleich zu löschen und gewisse Ausnahmen über eine Positivliste (Whitelist) aus der Spam-Aussortierung auszunehmen. Erst danach sollte die eigentliche Spam-Behandlung durch Verschieben aus dem Posteingang in den speziellen Spam-Ordner "30dTrash" erfolgen. Ggf. geschaltete Abwesenheitsmeldungen und Weiterleitungen sind sowieso erst nach der Spam-Abwehr sinnvoll. Daher schlägt das Rechenzentrum die auch nach Neueinrichtung voreingestellte Regelreihenfolge vor:

Screenshot der vorgegebenen Sieve-Regeln (Ausschlussliste, Positivliste, Spam-Regel, Abwesenheits-Meldung, Weiterleitung)

Ausschlussliste (Blacklist)

Die Ausschlussliste dient dazu, Mails bestimmter Absender sofort auszusortieren. Die Ausschlussliste sollte normalerweise nicht benutzt werden. Insbesondere ist es nicht sinnvoll, händisch dort Absender von Spam-Mails zu pflegen, da Spammer die Absender fälschen und wechseln. Jedoch bei festen Absendern unerwünschter Mails kann die Ausschlussliste mit Absendern gefüllt und aktiviert werden, z.B. bei

  • Newslettern, Firmenwerbung und Mailinglisten, von denen man sich nicht abmelden kann.
  • unerwünschter Mails Einzelner, mit denen man keinen Kontakt mehr wünscht und diesen abgebrochen hat.

Die Ausschlussliste bietet neben der sofortigen Löschung auch die Möglichkeit, die auszusortierenden Mails in einen speziellen Ordern, z.B. auch "30dTrash" zu verschieben.

Positivliste (Whitelist)

Die Positivliste dient dazu, Mails bestimmter Absender von der weiteren Filterung (insbesondere der Spam-Aussortierung) auszunehmen. Ähnlich wie bei der Ausschlussliste ist es i.Allg. nicht sinnvoll, z.B. Kollegen-Mailadressen in die Positivliste aufzunehmen, um False-Positives zu verhindern. Zwar werden die Kollegen keine Spam-Mails zusenden, aber Spammer fälschen gerne die Absender, z.B. wird als Absender gerne auch mal eine Adresse der gleichen Einrichtung verwendet. Die Whitelist dient vielmehr regelmäßigen erwünschten Mails, die häufig fälschlicherwiese als Spam erkannt werden, z.B.

  • abonnierte Newsletter und Werbe-Mails,
  • Mailing-Listen und Mail-Verteiler.

Zu beachten ist, dass durch die Positivliste zugestellte Mails nicht mehr nachfolgenden Filterregeln unterworfen werden. So erhalten die entsprechenden Mails z.B. auch keine automatische Antwort einer nachfolgenden Abwesenheitsregel.

Spam-Aussortierung

Für die Aussortierung von Spams dient die bei neuen Mail-Accounts vordefinierte Regel "LUH-Spamfilter". Diese Regel verschiebt alle durch die vorgeschalteten DFN-Relais erkannten Spam-Mails aus dem Posteingang in den speziellen Ordner "30dTrash", aus dem ältere Mails automatisch gelöscht werden (genauer: einmal täglich alle Mails, die älter als 30 Tage sind). Dabei prüft die Regel, ob in den (meist nicht angzeigten) Kopfzeilen der Mail das von den DFN-Relais (d.h. der DFN-Spamprüfung) eingefügte "X-DFN-Spam-Flag" auf "YES" steht. Bei "YES" wurde die Mail als Spam erkannt und wird aussortiert und die weitere Verarbeitung abgebrochen.

Sie können diese Regel aktivieren und deaktivieren, ebenso verändern. Wir empfehlen, die Spam-Regel zu aktivieren und unverändert zu belassen:

Screenshot der Regeldefinition von "LUH-Spamfilter" für die Spam-Aussortierung.

Abwesenheitsmeldung (Vacation)

Mit der Abwesenheit-Regel kann man automatische Antworten auf eingehende Mails generieren. Insbesondere kann man signalisieren, dass man für ein paar Tage weg ist und auf die Mails nicht antworten kann. Die Regel greift immer nur für einen von Ihnen definierbaren Zeitraum, so dass Sie vor einem Urlaub diese Regel frühzeitig vorbereiten können und zurück im Büro nicht an das Aufheben der Regel denken müssen.

Für die Abwesenheitsantwort ist die Betreffzeile und der Mail-Text frei von Ihnen wählbar. So können Sie nicht nur über Ihre Abwesenheit (und ggf. bis wann) informieren, sondern auch darüber, ob die Mails automatisch weitergeleitet werden, ob jemand anderes sie bearbeitet oder wer ggf. für welche Themen Sie vertritt.

Eine Antwort wird dabei aber nicht auf jede einzelne Mail generiert. Das Mail-System verschickt je Absender nur eine automatische Abwesenheits-Antwort pro Woche (Voreinstellung, kann unter den erweiterten Einstellungen zur Regel geändert werden). Bedenken Sie bitte, dass grundsätzlich jedoch jeder Absender informiert wird. Daher empfiehlt das Rechenzentrum, diese Antworten erst nach der Spam-Aussortierung zu definieren. Zudem können Sie durch eine vor der Abwesenheits-Regel eingefügte eigene Regel, in der Sie z.B. alle Absender ohne ".uni-hannover.de" in Ihren Posteingang zustellen, nur an die verbleibenden Uni-Absender Abwesenheits-Antworten verschicken:

Screenshot einer eigenen Sieve-Regel zur Zustellung von Nicht-Uni-Absendermails ("Absender (Von, Antwort-An etc.)" "Endet nicht mit" "uni-hannover.de")

Weiterleitungen (Forward)

Sie können über die Sieve-Regeln auch Weiterleitungen für eine E-Mail-Adresse definieren. Dafür ist die Regel Weiterleitungen bereits vorgesehen, in die Sie mehrere Ziel-Adressen eintragen können. Zudem können Sie wählen, ob Kopien im Posteingangs-Ordner der Mail-Adresse selbst verbleiben. Sie können auch nur bestimmte Mails (z.B. eines bestimmten Absenders) weiterleiten, dafür müssen Sie aber eine ganz eigene Regel definieren und nicht die vordefinierte Weiterleitungs-Regel verwenden.

Weiterleitungen sind z.B. von einer Funktionsadresse zu mehreren persönlichen Mail-Adressen innerhalb der Universität sinnvoll. Beachten Sie aber bitte, dass Weiterleitungen zusätzlichen Mail-Verkehr verursachen und ggf. die Zahl der Mails vervielfältigen. Darüber hinaus ist die Weiterleitung personenbezogener und schutzwürdiger Daten zu privaten Mail-Accounts bei anderen Providern rechtlich grundsätzlich nicht zulässig (Übermittlung im Sinne des NDSG).

Bearbeitung in Horde

Die oben beschriebenen Regeln und Filtermöglichkeiten sowie eigene Filterregeln können Sie über den Webmailer Horde (für Studierende über den Stud-Webmailer Horde) konfigurieren. Sie müssen sich dabei zunächst mit dem zu Mail-Account anmelden, für das Sie die Filtereinstellungen vornehmen wollen. Dann wählen Sie im linken Menü unter Webmail, Unterpunkt Filter die Filterliste- & -einstellungen aus. Sie können dann Regeln bearbeiten, löschen, kopieren, neue unten anhängen (Knopf "Neue Regel") und die Regeln einzeln an- und ausschalten (Spalte "aktivieren"). Über die Pfeile an der rechten Seite der Liste können Sie die Reihenfolge der Regeln ändern. Details können Sie der kontextsensitiven Online-Hilfe (Rettungsring-Symbol) entnehmen, beim Bewegen der Maus über Symbole oder Knöpfe erhalten Sie auch eine Kurzhilfe in Form eines eingeblendeten Tool-Tips.

Horde-Icons bei der Bearbeitung von Filter-Regeln und ihre Bedeutung/Funktion