Festplattenspeicher wird doch immer billiger? Ja, das ist richtig, Festplatten haben immer mehr Kapazität, im Verhältnis wird Speicher billiger. Das weckt den Bedarf an immer größerem Speicherplatz.

Wesentlicher sind aber die sonstigen Erwartungen, die Sie an das Mailsystem haben. Es soll ausfallsicher sein, also immer zur Verfügung stehen. Es soll möglichst schnell sein, der Status einzelner Mails (gelesen, beantwortet, ...) soll erhalten bleiben und ihre Daten sollen vor Verlust geschützt sein.

Jeden Server für die Mailboxen im LUIS gibt es zwei Mal. Jeder hat ein eigenes Plattensystem, die Inhalte werden gespiegelt. Fällt einer der beiden Server aus, so übernimmt der andere die Arbeit, beide sind so ausgelegt, dass sie alleine die Aufgabe bewältigen können. Der häufigste Grund für Ausfallzeiten sind geplante Wartungsarbeiten. 

Ihre Mails liegen bei uns auch nicht als jeweils einzelne Dateien vor, alles liegt in Datenbanken. Diese ermöglichen schnelleren Zugriff, sorgen aber nochmals für höheren Bedarf an Speicherplatz.

Sie haben auch schon einmal versehentlich eine wichtige Mail gelöscht und freuen sich, diese doch zurück zu bekommen? Wir bereiten uns auf ein solches Szenario vor. Daher befinden sich alle unsere Mail-Server im Backup-System. Der Inhalt wird täglich vollständig gesichert, diese Sicherung wird mehrere Monate aufbewahrt.

Also: Der von Ihnen verbrauchte Platz an Speicher im Mail-System belegt bei uns nicht nur ein Mal in angezeigter Größe den Platz auf einer Festplatte, sondern er ist bei uns im gesamten System vielfach zu berücksichtigen.

Wir empfehlen dringend, nicht mehr als 16GB zu verwenden!

Unter Umständen müssen Sie zusätzlich zum erhöhten Risiko von Zugriffsproblemen und Datenverlust auch damit rechnen, dass wir ein übergroßes Postfach für Wartungsarbeiten für mehrere Stunden außer Betrieb nehmen müssen.

Sehr große Postfächer erhöhen den benötigen Ressourcenaufwand überproportional, sowohl in Bezug auf Hardwareressourcen als auch im Bezug auf den Verwaltungsaufwand. Ressourcen stehen damit ggf. für andere wichtige Aufgaben nicht zur Verfügung oder es müssen Abstriche in Daten- und Ausfallsicherheit hingenommen werden.

Sehr große Postfächer (> 16 GB) stellen zunehmend ein Betriebsrisiko dar. Die Datensicherheit und die Zugreifbarkeit durch den Client kann irgendwann nicht mehr gewährleistet werden. Unverhältnismäßige Nutzung von Ressourcen kann auch Beeinträchtigung des gesamten Betriebs erzeugen.

Bitte überlegen Sie sich möglichst frühzeitig ein System für die Postfachhygenie und setzen Sie dieses konsequent um.

Sehr wichtig ist immer die grundsätzliche Überlegung, welche Mails Sie wirklich noch benötigen und welche Mails nach welcher Zeit aus dem Postfach entfernt oder außerhalb des Postfachs archiviert werden können. Die Erfahrung zeigt, dass das Sortieren eines mehrere Gigabyte großen Postfachs mit hundertausenden von Nachrichten nicht mehr sinnvoll möglich ist.

Oft wird eine Nachricht unter der Annahme "Ich weiß ja nicht, ob ich diese Nachricht noch einmal benötige" abgespeichert. In vielen Bereichen beobachten wir, dass keinerlei Löschkonzept existiert. Jede Nachricht wird unbefristet und teilweise auch unsortiert aufgehoben.

Die Erfahrung zeigt: Bei Postfächern mit teilweise hunderttausenden an Nachrichten wird ein Großteil der Nachrichten nie wieder benötigt.

Eine wachsende Postfachgröße erschwert die Auffindbarkeit einzelner benötigter Nachrichten. Die Übersicht geht ob der schieren Menge verloren. Selbst die Suchfunktion scheitert manchmal an der schieren Datenmenge. Die Speicherung dient hier dann oft nur noch der Selbstversicherung, dass "nichts weggekommen ist".

Ein großes Postfach hat auch gleichzeitig den Effekt, dass ein eventuell geplantes Aufräumen eine immer größer werdende Hürde darstellt. Der Plan, ein über Jahre hinweg entstandenes Archiv zu sichten und zu bereinigen, wird immer hinter dringenderen Aufgaben zurückstehen. Irgendwann steht dann allerdings unvermeidbar die technische Begrenzung an, mit der das Postfach nicht mehr handhabbar wird. Letztendlich führt das unkontrollierte Sammeln  dazu, dass der Aufwand zu dem Zeitpunkt an dem das Aufräumen durch technische Notwendigkeiten erzwungen wird, immer mehr steigt. Ergreifen Sie Maßnahmen zur Größenkontrolle daher am Besten zeitnah.

Wenn die technischen Grenzen erreicht sind, müssen wir ein weiteres Wachstum Ihres Postfachs durch entsprechende Maßnahmen verhindern. Auch ein eventueller Datenverlust tritt mit großer Wahrscheinlichkeit nicht zu einem günstigsten Zeitpunkt auf.

Die Versuchung, das Postfach als Konversations- und damit als Dokumentenarchiv zu verwenden ist leider relativ groß. Das führt dann gerne dazu, dass unterschiedliche Versionen, teilweise auch sehr großer Anhänge im Postfach vorgehalten werden, auch wenn oft nur die letzte Version eines Dokuments wirklich relevant wäre. Das Postfach füllt sich so langsam, bis ein Aussortieren praktisch nicht mehr zu leisten ist.

Vermeiden Sie es, sich große Dokumente in einer Diskussion oder "zur Ansicht" zuzusenden. Ein solcher Diskussionsfaden enthält das Dokument dann in unterschiedlichen Versionen mehrfach.

Sofern Sie regelmäßig große Anhänge erhalten, empfiehlt es sich, diese gewohnheitsmäßig von den Nachrichten abzutrennen und im Dateisystem (z.B. Projektordner auf dem Fileserver) abzuspeichern. So bleibt auch die Kommunikationshistorie erhalten, ohne dass die Anhänge weiterhin viel Platz im Postfach benötigen.

Wir stellen regelmäßig fest, dass ein Großteil des Postfachspeichers von den drei Ordnern "Sent" (bzw. "Gesendete Elemente"), "Spam" (bzw. "Junk-E-Mail") und "Papierkorb" belegt werden.

• Wir empfehlen den Spam-Ordner regelmäßig zu sichten und zu leeren. 
• Überlegen Sie sich, ob sie wirklich alle E-Mails im "Sent"-Ordner benötigen, oder ob es hier nicht ein sinnvolles Abschneidedatum (z.B. Löschen von gesendeten E-Mails, die älter als zwei Jahre sind). 
• Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig, bzw. setzen Sie in Ihrem Mailprogramm Einstellungen für das Löschen alter E-Mails im Papierkorb.