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Exchange - Servicebeschreibung

Beim LUIS wird seit Mai 2017 ein zentrales Microsoft Exchange System für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Leibniz Universität Hannover betrieben. Fakultäten und Organsationseinheiten der Leibniz Universität Hannover können für ganze Subdomänen den Mailservice auf Exchange beantragen.

Vorrangig wird die Übernahme und Ablösung von OE-eigenen Exchange-Systemen inclusive aller Postfachinhalte angeboten. Ebenso kann ein Wechsel einer gesamten Subdomäne von Linux-Mail zu Exchange stattfinden.

Was ist Exchange?

Exchange ist ein Groupware-System der Firma Microsoft, welches E-Mail, Aufgaben, Kalender, Adressbücher und viele weitere praktische Funktionalitäten miteinander verbindet. Als Client kann Microsoft-Outlook, der iPhone- oder iPad-E-Mail Client oder der Android-E-Mail Client verwendet werden.

Warum Exchange?

Im Gegensatz zu herkömmlichen E-Mail Postfächern wie POP oder IMAP, ist es mit Microsoft Exchange möglich, auf allen angeschlossenen Endgeräten alle Termine, Aufgaben, E-Mails und Adressbücher immer synchron und auf dem aktuellsten Stand zu halten und auf jedem Gerät optimal zu verwalten.

Auch Groupware-Funktionen, wie gemeinsam genutzte Kalender, Aufgaben und Kontakte oder die Berechtigung einer Urlaubsvertretung mit entsprechenden Rechten auf das persönliche Postfach oder Funktionskonten und öffentliche Ordner sind weitere Vorteile von Microsoft Exchange.

Mit dem Zugang über "Outlook im Web" (OWA) hat man von jedem internetfähigem Gerät mit Browser einen passwortgeschützten Zugang zu den eigenen E-Mails, Kalendern, Aufgaben und Kontakten.

VPN-Zugänge sind nicht erforderlich und können für andere wichtige Dienste frei gehalten werden.

Warum ein zentrales LUIS-Exchange?

Der Betrieb eines Exchange-Systems in der eigenen Abteilung erfordert immer eine Investition und hohen administrativen Aufwand. Die Postfächer müssen gepflegt, die Virenscanner und Spamfilter müssen aktualisiert werden und es sind Software-Updates für die Microsoft-Systeme notwendig.

Dieser Aufwand entfällt bei einem zentralen Exchange Server für die lokalen Administratoren komplett. Auch die Datensicherung für den E-Mail Server fällt nicht mehr in den Aufgabenbereich der einzelnen Organsationseinheit.

Ein weiterer Vorteil ist die Ausfallsicherheit. Die zentralen LUIS Exchange Servers werden im Cluster betrieben und sind gegen Strom- und Netzwerkausfall gesichert.

Persönliche Postfächer:

Online-Archiv:

  • Speicherplatz: max. 100 GB
  • im Outlook und auch im OWA verfügbar
  • gleiche Ordnerstruktur wie im Hauptpostfach
  • Autoarchivierung nach 24 Monaten immer nachts
  • Zeit individuell per Ordner einstellbar
  • nur auf Wunsch (zus. Lizenzkosten)

Funktionspostfächer:

  • Speicherplatz: max. 8 GB
  • im Outlook automatisch eingebunden

Ressourcenpostfächer:

  • Für Raum- und Geräte-Kalender
  • mit automatischen Buchungen per Einladung

Verteilergruppen:

  • Für interne Organisationseinheiten
  • nur für LUIS-Exchange-Benutzerobjekte
  • per Default nur von intern adressierbar
  • (sonst Mailinglisten auf Listserver)

Öffentliche Ordner:

  • Wie gewohnt aber unter dem OE-Kürzel abgelegt
  • im OWA nur unter den Favoriten erreichbar

Backup/Restore:

  • Vom Benutzer im Outlook 30 Tage wiederherstellbar
  • tägliches Server-Backup mit 90 Tagen Aufbewahrung