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Dateiservice – ResourceSpace

Mit ResourceSpace steht ein Digital-Asset-Management (DAM) an der Projektablage zur Verfügung, mit dem Dokumente, Bilder, Videos und mehr teilautomatisiert mit Metadaten versehen werden können. Diese Metadaten sind anschließend performant durchsuchbar und erleichtern somit die strukturierte Ablage und Verwaltung von großen Datensammlungen.

Um den Aufwand gering zu halten, lohnt es sich, die Struktur der Metadaten im Voraus zu planen. Eine Anpassung an die speziellen Projektanforderungen ist fast immer notwendig.

Wie passe ich ResourceSpace an die Projektanforderungen an?

ResourceSpace ist sehr vielseitig verwendbar und verfügt über unzählige Konfigurationsoptionen. Der oben rechts befindliche Admin-Bereich, der nur für den Projektablagen-Administrator sichtbar ist, enthält Möglichkeiten der Anpassung von Ressourcentypen und Metadaten. Aufgrund der Komplexität der dort vorhandenen Einstellungen empfehlen wir bei größeren Vorhaben, über unseren Support einen Beratungstermin zu vereinbaren.

Quota-Faktor

Aufgrund der Größe der in ResourceSpace verwalteten Daten wird die Projektablagenquota für diesen Teildienst mit einem ganzzahligen Faktor 2 multipliziert. Den bereits verbrauchten Speicher sieht der Projektablagenadministrator im Admin-Menü oben rechts.

Beachten Sie dabei, dass gelöschte Ressourcen nicht direkt gelöscht werden, sondern in einen separaten Bereich im Admin-Menü verschoben werden.

Wer kann den Service nutzen?

Alle Nutzer der Projektablage, die über die Nutzeradministration Zugriff auf den Teildienst erhalten haben.

Der Zugriff erfolgt bei entsprechender Berechtigung per Login mit Benutzername und Kennwort der Projektablage auf der Seite

https://resourcespace.projekt.uni-hannover.de/PROJEKTBEZEICHNUNG

Der Platzhalter PROJEKTBEZEICHNUNG ist durch die Bezeichnung der entsprechenden Projektablage zu ersetzen. Alternativ finden Sie den Link auch in der Nutzeradministration.

Hinweis: Beta-Betrieb

Der Dienst befindet sich zur Zeit noch im Beta-Status, das heißt, wir übernehmen (noch) keine Garantie für die Integrität und Sicherheit der in ResourceSpace abgelegten Daten. Es kann in Zukunft zu kurzfristigen und unangekündigten Systemzeiten kommen!

FAQ

Was sind Kollektionen?

In ResourceSpace können Sie Ressourcen (Dokumente, Bilder, Videos,…) in Kollektionen zusammenfassen. Bei Erstellung von Kollektionen sind diese immer privat, können also nur von Ihnen eingesehen werden. Es ist möglich, diese über die Aktion „Bearbeiten“ projektöffentlich zu machen.

Alle Ressourcen sind jedoch immer von allen Nutzern des Projekts such- und sichtbar. Kollektionen dienen nur der persönlichen oder personenübergreifenden Sortierung von Ressourcen, es wird beim Hinzufügen zu einer Kollektion keine Kopie der Ressource erstellt.

Ich habe eine Ressource aus Versehen gelöscht!

Zur Wiederherstellung gehen Sie im Admin-Menü auf „Ressourcen verwalten“/„Gelöschte Ressourcen anzeigen“ und klicken auf die Ressource, die Sie wiederherstellen möchten. Anschließend klicken Sie auf „Bearbeiten“ und setzen den Status wieder auf „Aktiv“. Die Datei ist nun wieder über die Suche auffindbar, kann jedoch auch direkt über das „+“-Symbol der aktuellen Akte hinzugefügt werden.

Warum ist meine Quota schon voll?

Siehe Abschnitt Quota-Faktor.

Sie können gelöschte Dateien endgültig löschen, indem Sie unten links auf das Dropdown-Menü unter „Aktuelle Kollektion“ klicken, dort „Neue Kollektion erstellen“ auswählen, einen Namen vergeben und Enter drücken. Anschließend gehen Sie im Admin-Menü auf „Ressourcen verwalten“/„Gelöschte Ressourcen anzeigen“ und speichern das daraus resultierende Suchergebnis über „Aktionen“/„Gefundene Objekte in der aktuellen Kollektion speichern“ in der erstellten Kollektion. Im Dropdown-Menü „Aktionen“ unter der ausgewählten Kollektion unten links können Sie nun auf „Alle Ressourcen dieser Kollektion löschen“ klicken. Nach Bestätigung sind alle gelöschten Ressourcen gelöscht. Alternativ können Sie auch einzeln gelöscht werden.

Warum dauert der Upload so lang?

ResourceSpace versucht aus jeder hochgeladenen Datei die maximale Menge an Informationen zu extrahieren. Diese wird strukturiert gespeichert, um über die Suche performant zur Verfügung zu stehen. Dabei fallen je nach Datei große Datenmengen an, deren Speicherung einige Zeit dauern kann. Im Falle einer PDF wird zum Beispiel der gesamte extrahierte Text durchsuchbar gespeichert. Das kann je nach Größe durchaus mehr als zehn Minuten dauern. Die Suche ist dafür anschließend sehr schnell. Zusätzlich werden je nach Dateityp mehrere Vorschaubilder und Downloadgrößen erstellt.

Warum ist die Oberfläche teils Englisch, obwohl ich Deutsch ausgewählt habe?

Die Übersetzung ist an vielen Stellen noch lückenhaft, wird jedoch mittelfristig von uns vollständig übersetzt und an den Hersteller gemeldet. In der Beta-Phase wird die Übersetzung nach und nach angepasst werden. Sie können nicht oder fehlerhaft übersetzte Teile des Programms gerne an unseren Support melden.