Infos für Projektverantwortliche

Nach dem Login auf der Administrationsseite erhält man eine Startseite mit Links zu den möglichen Aktionen:

Eine Liste der Projekte, an denen man selbst beteiligt ist, ist am linken Bildschirmrand zu finden. Alternativ kann eine solche Liste über den Punkt „Übersicht über Ihre Projekte“ auf der Startseite aufgerufen werden. An dieser Stelle haben die Projekte, für welche man projektverantwortlich ist, den Text „(admin)“ angehängt.

Wird eines der Projekte ausgewählt, gelangt man auf dessen Übersichtsseite. Dort können projektverantwortliche Personen die Teildienste aktivieren und Zugriffsrechte einstellen.

In dem obigen Beispielprojekt „luis-test-projekt2“ sind zwei Teildienste aktiviert, Overleaf (zuvor ShareLaTeX) und Seafile. Die einzige projektverantwortliche Person (testadmin@luis.uni-hannover.de) hat aktuell keinen Zugriff auf diese beiden Dienste. Der weitere Nutzer (testnutzer@luis.uni-hannover.de) hat hingegen Lese- und Schreibrechte auf sowohl Overleaf als auch Seafile.

Normale Nutzer sehen hingegen ein kurze Übersicht über die Dienste und Nutzer.

Um einen neuen Nutzer einem Projekt hinzuzufügen, wird die E-Mail-Adresse in einem der Felder „Neuer Benutzer“ eingegeben. Zusätzlich können die Zugriffsrechte für die Dienste eingestellt werden.

Änderungen müssen mit einem Klick auf die Schaltfläche „Änderungen übernehmen“ unterhalb der Tabelle und dem anschließenden Klick auf "OK" bestätigt werden.

Wird eine Person in ein Projekt eingetragen, die bisher keinen Account an der Projektablage besitzt, so wird automatisch eine E-Mail an diese Person verschickt, die einen Link zum setzen des Passworts enthält. Dieser Link ist 10 Tage lang gültig.

Durch Setzen des entsprechenden Häkchens oberhalb der Tabelle können die einzelnen Teildienste individuell in dem Projekt aktiviert werden. Daraufhin taucht eine neue Spalte in der Tabelle auf, die das Einstellen der Zugriffsrechte der einzelnen Nutzer ermöglicht.

Um einen Dienst wieder deaktivieren zu können, müssen zuvor die Zugriffsrechte aller Nutzer auf „kein Zugriff“ gesetzt werden.

Änderungen müssen mit einem Klick auf die Schaltfläche „Änderungen übernehmen“ bestätigt werden.

Unterhalb der E-Mail-Adresse eines Nutzers kann über den entsprechenden Link das Passwort zurückgesetzt werden.

Die Person erhält daraufhin eine Mail mit einem Link, über welchen das Passwort neu gesetzt werden kann. Der verschickte Rücksetzlink ist 10 Tage lang gültig.

Liegt das Ablaufdatum des Projekts näher als 7 Monate, wird direkt auf der Übersichtsseite des Projekts die Schaltfläche “Projekt verlängern” angezeigt. 

Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird das Projekt um den maximal möglichen Zeitraum verlängert.

Liegt das aktuelle Ablaufdatum mehr als 7 Monate in der Zukunft, erreicht man über die Schaltfläche „Projektdetails ändern“ das Eingabefeld für ein neues Ablaufdatum:

Das neue Ablaufdatum wird in der Form YYYY-MM-DD eingegeben und mit einem Klick auf die Schaltfläche “Projektdetails ändern” übernommen. Das neue Ablaufdatum kann maximal 15 Monate in der Zukunft liegen.

Um ein Projekt vorzeitig ablaufen zu lassen, kann das Ablaufdatum auf einen zeitnahen Wert (z.B. den gleichen Tag) gesetzt werden. Nach Ablauf wird das Projekt automatisch inaktiv.

Über den Punkt „Projektdetails ändern“ in der Projektübersicht kann ein Elternprojekt gesetzt werden. Daraufhin wird das Ablaufdatum des aktuellen Projekts auf jenes des Elternprojekts gesetzt. Als Elternprojekte können nur solche ausgewählt werden, in denen man selbst administrative Rechte besitzt.

Falls das Abalufdatum des Projekts näher liegt als 7 Monate, wird die Schaltfläche “Projektdetails ändern” erst sichtbar, nachdem Sie das Projekt durch drücken der Schaltfläche “Projekt verlängern” verlängert haben.

In den angebundenen Teildiensten hat eine Eltern-Kind-Beziehung zwischen Projekten aktuell nur in OpenProject eine Bedeutung.