Projekt-Seafile

Mit Seafile steht ein Dienst an der Projektablage zur Verfügung, mit dem Dateien ausgetauscht und synchronisiert werden können. Anders als bei Cloud-Seafile ist durch die Anbindung an die Projektablage ein direktes Teilen von Dateien mit externen Personen ohne den Umweg über passwortgeschützte Dateilinks möglich. Weiterhin besteht durch die Office-Integration die Möglichkeit, mit externen Personen online und kollaborativ an Office-Dokumenten zu arbeiten.

Zugriff

Wer kann den Service nutzen?

Alle Nutzenden der Projektablage, die über die Administrationsoberfläche Zugriff auf den Teildienst in einem Projekt erhalten haben.
Zugriff über die Webseite

Rufen Sie die Seite https://seafile.projekt.uni-hannover.de in einem Web-Browser auf. Es erscheint ein Anmeldedialog, über welchen Sie sich mittels Ihrer Zugangsdaten für die Projektablage anmelden können.
Zugriff über den Synchronisations-Client

Ein Client ist für Windows, Linux (auch CLI), Mac, Android und iOS verfügbar. Der Download erfolgt direkt von der Seite des Herstellers, unter dem Punkt „Desktop Syncing Clients“.

Der Login im Client erfolgt wie auch auf der Webseite mittels Ihrer Zugangsdaten für die Projektablage.
Zugriff über WebDAV

Der Zugriff über WebDAV funktioniert über die URL https://seafile.projekt.uni-hannover.de/dav.

Ab Version 13 von Seafile muss zur Nutzung von WebDAV ein separates Passwort in den Profileinstellungen gesetzt werden:

Hinweis: Das LUIS empfiehlt anstelle von WebDAV den Synchronisations-Client von Seafile zu verwenden. Der Zugriff über WebDAV besteht hauptsächlich für Anwendungen, in denen es keine Alternativen gibt, z.B. in Apps auf mobilen Geräten.

Hinweis für die Nutzung unter Windows: Der in Windows integrierte WebDAV-Client funktioniert mit Seafile nicht ordnungsgemäß.
Unterschied der verfügbaren Desktop-Clients (Seafile und SeaDrive)

Auf der Seite des Herstellers werden zwei verschiedene Desktop-Clients angeboten werden.

Der Standard-Client ist der „Desktop Syncing Client“. Dieser ist in der Lage, Bibliotheken oder Unterordner darin mit dem PC zu synchronisieren, d.h. Änderungen auf dem Server werden auf den PC gespiegelt und umgekehrt. Dadurch liegen die Daten stets als Kopie auf dem PC vor und können somit auch offline verwendet werden. Um eine Synchronisation einzurichten, muss nach Anmeldung in dem Client ein Rechtsklick auf die Bibliothek und „Herunterladen und synchronisieren“ ausgewählt werden. Eine Verwendung ohne Synchronisation ist ebenfalls möglich, indem per Rechtsklick auf die Bibliothek „Im Seafile-Dateibrowser ansehen“ ausgewählt wird.

Als Alternative existiert der „Desktop Drive Client“. Dieser macht die Daten ähnlich einem Netzlaufwerk zugreifbar, wodurch weniger Speicherplatz auf dem PC belegt wird. Die Dateien liegen also nicht vollständig als Kopie vor, wodurch eine Offline-Arbeit nur sehr eingeschränkt möglich ist.
Gleichzeitige Verwendung von mehreren Seafile-Diensten

In allen Clients können mehrere Accounts eingerichtet werden. Eine gleichzeitige Nutzung von mehreren Seafile-Diensten ist damit möglich.

Im Sync-Client kann über das Avatar-Symbol ein weiteres Konto hinzugefügt werden.

Über das Avatar-Symbol kann ein weiteres Konto hinzugefügt werden

Funktionen

Versionen und Papierkorb

Die Versionen erfassen alle Änderungen einer Bibliothek in den letzten 90 Tagen und erlauben eine Wiederherstellung alter Stände von Dateien und Ordnern. Der Papierkorb zeigt die gelöschten Dateien und Ordner aus diesem Zeitraum an, die ebenfalls wiederhergestellt werden können.

Die Versionen sind unter dem gleichnamigen Menüpunkt in der linken Bildschirmhälfte zu finden.

Hinweis: Der Inhalt des Papierkorbs trägt nicht zum belegten Speicherplatz bei. Eine Leerung des Papierkorbs führt daher nicht zu einer Erhöhung des zur Verfügung stehenden Speicherplatzes.

Versionen

Die Versionen zeigen eine Liste der Änderungen, zusammen mit dem Datum und dem Bearbeiter. Die genaue Uhrzeit wird angezeigt, wenn der Mauszeiger über das Datum gesetzt wird. Mit einem Klick auf „Schnappschuss ansehen“ wird der Inhalt der Bibliothek zu dem jeweiligen Zeitpunkt angezeigt. An dieser Stelle können gezielt Dateien oder Ordner wiederhergestellt werden.

Die Versionen zeigen alle Änderungen der letzten 90 Tage und erlauben eine Wiederherstellung alter Stände.
Selektiver Zugriff über Links

Einzelne Dateien oder Ordner können über Links zugreifbar gemacht werden. Diese Links können unabhängig von der Zugehörigkeit zu einem Projekt aufgerufen werden. Es gibt sowohl Freigabe- als auch Upload-Links.

Hinweis: Links sind an das Konto der Person gebunden, die die Links erstellt hat. Sollte die Person das Projekt verlassen, wird der Link ungültig.

Freigabe-Links: Daten zur Verfügung stellen

Über Freigabe-Links können Dateien oder Ordner heruntergeladen werden. Zur Erstellung eines solchen Links wird der Menüpunkt „Freigabe-Link“ gewählt. Es besteht die Möglichkeit den Link mit einem Passwort oder einem Ablaufdatum zu versehen. Darüber hinaus können verschiedene Berechtigungen eingestellt werden.

Über einen „Freigabe-Link“ können Dateien und Ordner heruntergeladen werden.

Bei Freigabe von Ordnern ist zu beachten, dass der komplette Ordnerinhalt durch den Freigabe-Link zugreifbar wird. Es besteht dabei die Möglichkeit einzelne Dateien oder ganze Ordner herunterzuladen.

Upload-Links: Daten anfordern

Über Upload-Links können Dateien oder Ordner hochgeladen werden. Diese Option steht nur für Ordner zur Verfügung. Der Link erlaubt dabei keinen Einblick in den bestehenden Ordnerinhalt. Zur Erstellung eines solchen Links wird der Menüpunkt „Upload-Link“ gewählt. Es besteht die Möglichkeit den Link mit einem Passwort oder einem Ablaufdatum zu versehen.

Über einen „Upload-Link“ können Dateien und Ordner hochgeladen werden.

Freigabeverwaltung: Überblick über bestehende Links

Einen Überblick über bestehende Freigabe- und Upload-Links bietet die Freigabeverwaltung, die am linken Bildschirmrand zu finden ist.

Einen Überblick über bestehende Links bietet die „Freigabeverwaltung“.

Hinweis: nur die selbst erstellen Links sind in der Freigabeverwaltung sichtbar. Links anderer Personen sind nicht zu sehen.
E-Mail-Benachrichtigung über geänderte Dateien

Es besteht die Möglichkeit eine E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren, die in einstellbaren Intervallen über Änderungen in den Bibliotheken informiert. Diese Option steht in den Profil-Einstellungen (zu finden über das Avatar-Symbol in der rechten oberen Ecke) zur Verfügung.

Office-Dokumente bearbeiten

Kollaborative Bearbeitung von Office-Dokumenten

In Projekt-Seafile ist der Editor Collabora Online integriert, mit dem Office-Dokumente kollaborativ bearbeitet werden können. Der Editor öffnet sich automatisch, wenn Sie im Webinterface von Projekt-Seafile auf eine Office-Datei klicken. Ausführliche Informationen zu Collabora Online finden Sie hier.

Hinweise

Besonderheiten von Projekt-Seafile gegenüber Cloud-Seafile
Es existiert pro Projekt in der Projektablage höchstens eine Seafile-Bibliothek. Nutzer können keine eigenen Bibliotheken anlegen. Auf der Webschnittstelle ist dies auch ersichtlich, indem die entsprechenden Bedienelemente ausgeblendet sind. Die spezifischen Clients suggerieren aber teilweise die Möglichkeit der Bibliotheken-Erstellung. Der Versuch der Erstellung einer Bibliothek endet daher dort in einer Fehlermeldung.
Die Seafile-interne Versionierung unterhält Versionen mit einem maximalen Alter von 90 Tagen.
Für Projekt-Seafile gibt es ein nächtliches Backup, welches für Cloud-Seafile nicht existiert.

Häufige Fragen zu Seafile

Die Synchronisation des Sync-Clients schlägt fehl. Wie kann ich das beheben?
In seltenen Fällen kann es passieren, dass der Sync-Client in einen Zustand kommt, in dem die Synchronisierung fehlschlägt.

In dieser Situation sollten Sie zunächst sicherstellen, dass Sie die aktuellste Version des Sync-Clients nutzen. Die aktuelle Version kann von der Download-Seite des Herstellers heruntergeladen werden. Da neuere Versionen in der Regel Fehler beheben, ist das Problem nach dem Update unter Umständen schon gelöst.

Sollte der Fehler nach dem Update immer noch bestehen, können Sie folgende Schritte versuchen:

Sichern Sie bitte alle bisher nicht synchronisierten, veränderten Dateien in einen separaten Ordner Ihres lokalen Computers.

Stoßen Sie eine manuelle Synchronisation an. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Bibliothek im Client und wählen den Unterpunkt „Manuell synchronisieren“.

Falls das Problem fortbesteht: Stoßen Sie eine Neusynchronisation über einen Rechtsklick und Auswahl von „Neu synchronisieren“ an.

Falls das Problem weiterhin besteht: Deinstallieren Sie den Sync-Client. Im Verlauf der Deinstallation beantworten Sie die Frage „Möchten Sie die Kontoinformationen für Seafile wirklich entfernen“ bitte mit „Ja“. Anschließend installieren Sie den Sync-Client in der akutellsten Version neu und richten Ihren Zugang neu ein. Hilfe zur Einrichtung Ihres Accounts finden Sie in den Artikeln zu Cloud-Seafile, Projekt-Seafile und High-Seas.

Sollte das Problem anschließend immer noch bestehen, melden Sie dies bitte per E-Mail an den Support des LUIS. Bitte beschreiben Sie möglichst genau, wie sich das Problem äußert und seit wann es auftritt. Senden Sie bitte die Log-Dateien Ihres Clients mit. Unter Windows sind diese zu finden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon des Clients in der Taskleiste klicken und anschließend „Protokollordner“ wählen. Es sollte sich ein Explorer-Fenster öffnen, in welchem die Log-Dateien zu sehen sind („seafile.log“ und „applet.log“).
SeaDrive synchronisiert nicht mehr richtig. Wie kann ich das beheben?
In seltenen Fällen kann es passieren, dass SeaDrive in einen Zustand kommt, in dem die Synchronisierung fehlschlägt, wodurch Änderungen nicht übertragen werden.

In dieser Situation sollten Sie zunächst sicherstellen, dass Sie die aktuellste Version von SeaDrive nutzen. Die aktuelle Version kann von der Download-Seite des Herstellers heruntergeladen werden. Da neuere Versionen in der Regel Fehler beheben, ist das Problem nach dem Update unter Umständen schon gelöst.

Sollte der Fehler nach dem Update immer noch bestehen, können Sie folgende Schritte versuchen:

Sichern Sie bitte alle bisher nicht synchronisierten, veränderten Dateien in einen separaten Ordner Ihres lokalen Computers.

Stoßen Sie eine Neusynchronisation an. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Icon von SeaDrive in der Taskleiste. Unter dem Punkt „Konten“ navigieren Sie zu Ihrem Konto und wählen für dieses „Neu synchronisieren“ aus.

Falls das Problem fortbesteht: Deinstallieren Sie SeaDrive. Im Verlauf der Deinstallation beantworten Sie die Frage „Möchten Sie die Informationen zum Konto SeaDrive löschen?“ bitte mit „Ja“. Anschließend installieren Sie SeaDrive in der akutellsten Version neu und richten Ihren Zugang neu ein. Hilfe zur Einrichtung Ihres Accounts finden Sie in den Artikeln zu Cloud-Seafile, Projekt-Seafile und High-Seas.

Sollte das Problem anschließend immer noch bestehen, melden Sie dies bitte per E-Mail an den Support des LUIS. Bitte beschreiben Sie möglichst genau, wie sich das Problem äußert und seit wann es auftritt. Senden Sie bitte die Log-Dateien von SeaDrive mit. Unter Windows sind diese zu finden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon von SeaDrive in der Taskleiste klicken und anschließend „Protokollordner“ wählen. Es sollte sich ein Explorer-Fenster öffnen, in welchem die Log-Dateien zu sehen sind („events.log“, „seadrive.log“ und „seadrive-gui.log“).
Welcher Workflow für die Abwicklung von Bewerbungsverfahren mit Seafile ist sinnvoll?
Bewerbungen enthalten in der Regel sensible, personenbezogene Daten. Daher empfehlen wir für die Bearbeitung von Bewerbungsverfahren mit Projekt-Seafile folgendes Vorgehen:

Eingang der Bewerbungen in der Regel per Mail (Funktionsmailadresse)

Für jede zu besetzende Stelle wird ein separates Projekt in der Projektablage angelegt

Die Laufzeit des Projektes wird auf 6 Monate beschränkt

Bewerbungen werden als kennwortgeschütztes ZIP im Projekt abgelegt

Am Verfahren Beteiligte werden zum Projekt hinzugefügt

Das Kennwort wird per Mail (wo möglich verschlüsselt) an die Beteiligten verschickt. Es empfiehlt sich in dieser Mail auch auf die Pflicht zur Löschung evtl. lokal gespeicherter Daten nach Abschluss des Verfahrens hinzuweisen

Nach Verfahrensende löschen aller zugehörigen Daten (Mail, Projektablage, lokale Speicherung)
Das Webinterface von Seafile zeigt die Meldung: „The number of metadata records exceeds the limit of 100000 files“. Was bedeutet das?

Diese Meldung bezieht sich ausschließlich auf die in Version 13 von Seafile hinzugekommene Metadaten-Funktion. Im Webinterface von Seafile können unter „Ansichten“ beliebige Metadaten für Dateien gesetzt und in verschiedenen Ansichten dargestellt werden. Aktuell ist diese Funktionalität auf die ersten 100000 Dateien in einer Bibliothek begrenzt, d.h. neu hinzugekommene Dateien nach Überschreitung dieser Grenze können nicht mit Metadaten versehen werden.

Alle anderen Funktionen von Seafile sind davon unberührt. Insbesondere besteht nach wie vor keine Begrenzung der Dateianzahl in Seafile.