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SOGo Filter

Filter in SOGo dienen unterschiedlichen Automatisierungszwecken. Grundsätzlich werden drei Arten von Filtern unterschieden:

 

  • Abwesenheitsagent
  • Weiterleitung
  • Sonstige Filter (z. B. verschieben und ablegen)

Ein Filter beschreibt immer eine Aktion, die automatisch ausgelöst werden soll, wenn eine Mail mit bestimmten Eigenschaften eingeht. So können beispielsweise Mails mit einer bestimmten Betreffzeile oder von einem bestimmten Absender in Unterordner verschoben werden, um so das Postfach übersichtlicher zu gestalten. Der Filter ist dabei eine Sammlung von Regeln, bei deren Zutreffen die ausgewählte Aktion durchgeführt wird.

Die Erstellung und Wartung von Filtern erfolgt über den Einstellungsdialog in SOGo

Das erscheinende Pop-Up bietet entsprechende Einstellungsmöglichkeiten für die drei Filter-Arten. Abwesenheiten und Weiterleitungen werden unter den so benannten Tabs verwaltet, während sonstige Filter über den Punkt "E-Mail" eingestellt werden können.

 

Filtererstellung

Die Erstellung eines neuen Filters beginnt mit einem Klick auf das Plus-Symbol unter der Liste im Tab "Filter". Es erscheint der folgende Dialog:

Ein Filter kann durch einen Namen in der Liste leichter identifiziert werden. Es ist daher empfehlenswert, eine treffende Kurzbezeichnung unter "Filtername" zu wählen. Darunter kann gewählt werden, ob nur eine Regel eines Regelsatzes zutreffen soll (ODER-Verknüpfung) oder ob alle genannten Regeln zutreffen müssen (UND-Verknüpfung), um die gewählte Aktion auszulösen. Regeln enthalten immer eine Eigenschaft einer E-Mail (Betreff, Absender, Nachrichteninhalt o. ä.) und eine Vergleichsoperation (enthält, enthält nicht o. ä.). Die Aktion gibt an, wie mit einer passenden E-Mail verfahren werden soll. Zum einen kann sie in bestimmte Unterordner verschoben werden. Es kann aber auch eine automatische Antwort generiert und versendet werden.

Weiterleitung

 Zwar kann über einen allgemeinen Filter bereits eine Weiterleitung realisiert werden, über den Einstellungs-Tab "Weiterleitung" kann diese aber komfortabel mit wenigen Klicks eingerichtet werden.

Neben der Aktivierung der Weiterleitung müssen nur noch eine oder mehrere Ziel-Adressen eingetragen werden. Außerdem kann festgelegt werden, ob eine Kopie im Postfach verbleiben soll.

Abwesenheit

Der Abwesenheits-Agent kann über den Einstellungs-Tab eingestellt werden.

Der Agent muss zunächst aktiviert werden und wirkt dann für alle eingehenden Mails, bis er wieder deaktiviert wird.

Der Text der Antwort-Mail kann frei eingegeben werden, gilt aber für alle eingehenden Mails und kann nicht spezifisch modifiziert werden.

Im Feld unter dem Text kann angegeben werden, für welche E-Mail-Adressen der Agent wirken soll. In der Regel ist das die Haupt-Adresse des Benutzers, sofern aber Alias-Namen vergeben wurden, so kann hier gesteuert werden, ob Mails an die Alias-Adressen ebenfalls beantwortet werden sollen.

Es kann gesteuert werden, wieviel Zeit zwischen dem Versand von Antwort-Nachricht an einen einzelnen Absender verstreichen soll. Damit wird verhindert, dass Mails von diesem Absender in kurzer Zeit mit derselben Nachricht beantwortet werden. Im Beispiel wird die erste Nachricht jedes Absenders beantwortet, danach aber nur noch im Abstand von 7 Tagen. Dabei spielt es keine Rolle, wieviele Mails dieser Absender in der Zwischenzeit gesendet hat. Der kleinste Wert ist in diesem Zusammenhang ein Tag. Das bedeutet, dass jeder Absender einmal pro Tag eine Antwort-Nachricht erhält.