Bilddatenbank

Der Service „Bilddatenbank“ (BDB) bietet Einrichtungen der LUH die Möglichkeit, Bilder, die nicht als Forschungsdaten erstellt wurden, komfortabel zu verwalten und nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen. Dazu zählen beispielsweise Bilder von Veranstaltungen, allgemeine Landschaftsbilder, Fotos von Gebäuden oder ähnliches.

SERVICEBESCHREIBUNG

Der Service „Bilddatenbank“ (BDB) bietet Einrichtungen der LUH die Möglichkeit, Bilder, die nicht als Forschungsdaten erstellt wurden, komfortabel zu verwalten und nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen. Dazu zählen beispielsweise Bilder von Veranstaltungen, allgemeine Landschaftsbilder, Fotos von Gebäuden oder ähnliches.

Der Dienst basiert auf der Digital-Assets-Management-Software „Resourcespace“, einer bewährten und leistungsstarken OpenSource-Lösung für Bilddatenbanken.

Der Dienst „Bilddatenbank“ bietet folgende Funktionen:

  • Zentrales Repositorium zur Ablage und ggf. Veröffentlichung von nichtwissenschaftlichen Bildern
  • Zugriff auf den zentralen Bilderpool der LUH
  • Thematische oder inhaltliche Verwaltung der Bilder durch Zuordnung von Schlagworten oder Kategorien.
  • Umfangreicher Satz an Metadaten pro Bild
  • Einsehen und Editieren der Metadaten
  • Umfangreiche Suchfunktionen für die unterschiedlichen Attribute und Kategorien eines Bildes.
  • Unterschiedliche Schreib- und Leseberechtigungen

Für die Nutzung des Dienstes als Einrichtung ist die Benennung eines Key-Users pro Einrichtung notwendig. Die Key-User haben dann die Möglichkeit weitere Nutzerinnen und Nutzer aus ihrer Einrichtung einzutragen, die die interne Bildersammlung ebenfalls nutzen und bearbeiten dürfen.

Zur Einrichtung eines Key-User-Zugangs zur Bilddatenbank und zur Einweisung in deren Nutzung schreiben Sie bitte eine E-Mail. Das Support-Team für die Bilddatenbank wird dann diesen Zugang einrichten und mit Ihnen einen Termin zur persönlichen Einweisung vereinbaren.

Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen zur Bilddatenbank.

Neben der einrichtungsspezifischen Bilddatenbank steht allen Beschäftigten der zentrale Bilderpool der LUH zur Verfügung.

Der Zugriff auf die Bilddatenbank und den zentralen Bilderpool ist per WebSSO (Web Single Sign On) möglich.

ORGANISATION UND PROZESSE

Im Dokument „Organisation und Prozesse“ werden folgende Themen behandelt:

  • Support: Aufgaben, Aktivitäten und Zuständigkeiten
    • Einrichten von Key-Usern
    • Weitere Aufgaben und Aktivitäten
    • Zuständigkeitsmatrix (RACI)
  • Dokumentation und Schulungsunterlagen
  • Nutzungsszenarien

Zur Zusammenarbeit mit externen Fotografen soll der Mustervertrag genutzt werden.

ORGANISATION UND PROZESSE UND MUSTERVERTRAG FÜR FOTOGRAFEN

HÄUFIGE FRAGEN UND ANTWORTEN (FAQ)

  • Was ist der „zentrale Bilderpool“?

    Im zentralen Bilderpool finden Sie Fotomaterial zu unterschiedlichen Themen/Kategorien, die Sie in der Regel ohne Einschränkungen im Web und in Printprodukten nutzen können. Der zentrale Bilderpool wird vom Referat für Kommunikation und Marketing betreut und speist sich aus dem Bestand des Referats und den Beiträgen der Einrichtungen.
    Der zentrale Bilderpool ist für alle Beschäftigten der LUH über ihren IDM-Zugang erreichbar, während die Bilddatenbanken für die Einrichtungen nur durch die jeweils individuell registrierten User zugreifbar sind.

  • Wie erhält man einen Account für die Bilddatenbank?
    • Falls Ihre Einrichtung bereits einen Key-User eingetragen hat, können Sie sich an diesen wenden, um einen einrichtungsspezifischen Account zu erhalten.
    • Falls Sie selbst eine Key-User-Account benötigen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an support@luis.uni-hannover.de 
    • Um lediglich auf den zentralen Bilderpool zuzugreifen (Ansehen und Herunterladen freigegebener Bilder), authentifizieren Sie sich bitte über das IDM.
  • Wer darf auf den Bilderpool/die Bilddatenbank zugreifen?

    Der zentrale, öffentliche Bilderpool ist für alle Beschäftigten der LUH über ihren IDM-Zugang erreichbar, während die Bilddatenbanken für die Einrichtungen nur durch die jeweils individuell registrierten User zugreifbar sind.

  • Warum muss man sich für den zentralen Bilderpool der Universität einloggen?

    Der Zugriff auf die Bilder darf aus lizenzrechtlichen Gründen nur Mitgliedern und Angehörigen der LUH gewährt werden. Ein offener Zugang im Datennetz der Universität würde diese Anforderung nicht erfüllen, da sonst auch Gäste und Mitglieder/Angehörige anderer Hochschulen (via eduroam) Zugriff auf die Bilddatenbank erlangen könnten.

  • Wie kann ich als Nutzerin oder Nutzer Bilder in den zentralen Bilderpool hochladen?

    Nur Key-User der Einrichtungen können innerhalb der Bilddatenbank Bilder aus ihrem Bestand für den zentralen, LUH-öffentlichen Bilderpool vorschlagen. Sofern Sie eigenes Fotomaterial beitragen möchten, aber Ihre Einrichtung nicht am Dienst teilnimmt, wenden Sie sich direkt an das Referat für Kommunikation und Marketing unter kommunikationuni-hannover.de.

  • Welche Schulung gibt es zur Nutzung der Bilddatenbank?

    Es wird eine individuelle Schulung für die Key-User angeboten. Diese befasst sich einerseits mit der Bedienung und der Funktionalität der Bilddatenbank und andererseits mit organisatorischen und inhaltlichen Aspekten der Nutzung. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an support@luis.uni-hannover.de

    Die Key-User sind für die Einweisung der Nutzenden in der jeweiligen Einrichtung verantwortlich.

  • Welche Rollen und Berechtigungen gibt es in der Bilddatenbank?
    Rollen und Berechtigungen im Bilderpool
    RolleBerechtigung
    Key-UserUser einrichten, Nutzergruppen einrichten, Schlagworte vergeben, Einbringen von Bildern in den internen Bilder-Pool und Anzeigen u. Download von Bildern sowohl aus dem internen Bilder-Pool als auch aus dem zentralen LUH-Bilder-Pool (Ref. KuM), Übergabe von Bildern an das Ref. KuM
    EditorEinbringen von Bildern in den internen Bilder-Pool und Anzeigen u. Download von Bildern sowohl aus dem internen Bilder-Pool als auch aus dem zentralen LUH-Bilder-Pool (Ref. KuM)
    UserAnzeigen u. Download von Bildern sowohl aus dem internen Bilder-Pool der eigenen Organisationseinheit als auch aus dem zentralen LUH-Bilder-Pool (Ref. KuM)
  • Was ist eine "Kollektion"?

    Eine Kollektion ist eine Zusammenstellung von Bildern. Kollektionen bieten die Möglichkeit, Bilder thematisch/inhaltlich zu organisieren. Sie können mehrere Kollektionen anlegen und ein oder mehrere Bilder einer oder mehreren Kollektionen zuordnen. Dabei werden keine Bilder verschoben oder dupliziert, sondern es werden logische Verknüpfungen erstellt. Als Nutzerin bzw. Nutzer können Sie Kollektionen beispielsweise neu anlegen, mit Bildern aus Suchergebnissen oder aus anderen Kollektionen befüllen und anschließend weitergeben, herunterladen oder auch wieder löschen. In gewisser Weise funktionieren Kollektionen ähnlich wie ein Warenkorb in einem Onlineshop.

  • Wie erstellt man eine Kollektion?

    Kollektionen können auf unterschiedliche Weise erstellt werden:

    1. Beim Hochladen neuer Fotos in die Bilddatenbank (siehe „Upload-Optionen“)
    2. In der „Kollektions-Leiste“ und
    3. In der Rubrik „Meine Kollektionen verwalten“.
  • Ich habe eine Kollektion erstellt. Ist diese automatisch auch für andere sichtbar?

    Nein, Kollektionen sind zunächst einmal nur privat und nur für die Nutzerin oder den Nutzer sichtbar (und änderbar), die oder der sie angelegt hat. Eigene Kollektionen können jedoch weiteren Nutzerinnen, Nutzern oder externen Personen freigegeben werden.

  • Was sind "Themen"?

    Themen sind Kollektionen aus dem zentralen Bilderpool, die häufig nachgefragte oder besonders hervorzuhebende Motive beinhalten.

  • Nach welchen Metadaten kann man suchen?

    Bilder lassen sich nach allen gängigen Metadaten (wie Titel, Kategorie, Schlagwort, Datum, Bildbeschreibung, Fotograf/in etc.) durchsuchen bzw. filtern. Einen Überblick liefert Ihnen die „Erweiterte Suche“.

  • Was sind „Kategorien“? Und wo ist der Unterschied zu „Schlagworten“?

    Kategorien und Schlagworte sind eng miteinander verbunden: Sie sind notwendige Informationen, um Bilder inhaltlich zu erschließen und damit durchsuchbar zu machen. Kategorien sind dabei sehr allgemein gehalten und ordnen das Bild thematisch nur grob ein (z.B. „Universität/Gebäude“, „Forschung/Forschungssituation“, „Mensch/Portrait“). Schlagworte hingegen ergänzen die inhaltliche Information um spezifische Details (welches Gebäude? Welche Forschungssituation? Welcher Mensch?). Während Kategorien fest vorgegeben sind, können Schlagworte frei definiert werden. Siehe auch die Prozessdokumentation zum Bilderpool.

  • Gibt es Richtlinien, wie die Bilder verschlagwortet werden sollten?

    Ja. Sie finden diese in der Prozessdokumentation zum Bilderpool.

  • Wie gibt man Bilder für externe Personen (z. B. Dienstleister) frei?

    Einzelne Bilder oder ganze Kollektionen können über die Option „Weitergeben“ weitergegeben werden. Bei einzelnen Bildern finden Sie diese Option unter „Ressourcen-Werkzeuge“, wenn Sie eine Ressource öffnen. In der Kollektions-Leiste finden Sie die Option „Weitergeben“ im Drop-Down-Menü „Aktionen“. Nachdem Sie auf „Weitergeben“ geklickt haben, steht Ihnen ein Auswahldialog zur Verfügung, in dem Sie für die ausgewählte Ressource oder Kollektion einen Freigabelink erzeugen können. Mit diesem Link kann der externe Dienstleister von außen auf die freigegebenen Ressourcen zugreifen (Ansehen und Herunterladen).

  • Wie kann man auf Bilder im zentralen Bilderpool zugreifen?

    Als angemeldete Nutzerin bzw. als angemeldeter Nutzer haben Sie automatisch Zugriff auf den zentralen Bilderpool. Sie können auch die Suche auf den zentralen Bilderpool einschränken, indem Sie die Option „In LUH-Bilderpool: Ja“ in der Suchmaske setzen. Beim Betrachten eines einzelnen Bildes finden Sie darüber hinaus immer auch einen Hinweis, ob das Bild aus dem zentralen Bilderpool stammt: Unter „Ressourcen-Details“ im Reiter „Nutzung“ unter der Überschrift „In LUH-Bilderpool“ (Ja/Nein).

  • Wie kann man Bilder für den zentralen Bilderpool vorschlagen?

    Key-User können einzelne Bilder oder ganze Kollektionen für den zentralen Bilderpool vorschlagen, indem sie einen entsprechenden Button betätigen. Das Referat für Kommunikation und Marketing erhält automatisch eine Systemmeldung darüber und prüft anschließend den Vorschlag. Bei einer Übernahme in den zentralen Bilderpool sind die Ressourcen für die vorschlagende Einrichtung nicht mehr editierbar.

  • Warum ist die Oberfläche teils Englisch, obwohl Deutsch ausgewählt wurde?

    Die Bilddatenbank basiert auf ResourceSpace, einer Open-Source-Software die ursprünglich nur mit englischer Oberfläche erhältlich ist. Das LUIS arbeitet zurzeit daran, die Oberfläche auch auf Deutsch zur Verfügung stellen zu können.

  • Kann jeder auf die Bilddatenbank zugreifen?

    Die Webadresse ist auch außerhalb des LUH-Netzes erreichbar, das System erfordert jedoch einen IDM-Login.

  • Meine Einrichtung nutzt den Dienst noch nicht. Ich möchte auf den zentralen Bilderpool zugreifen: An wen soll ich mich wenden?

    Auf den zentralen Bilderpool erhalten Sie als Beschäftigte/Beschäftigter Zugriff, indem Sie sich über WebSSO authentifizieren. Für die Nutzung des Dienstes als Einrichtung (Verwaltung von eigenen Bildern) ist die Registrierung eines Key-User-Accounts nötig. Schreiben Sie dazu bitte eine E-Mail an support@luis.uni-hannover.de

  • Dürfen Personenfotos hochgeladen werden?

    Ja, sofern die abgebildete(n) Person(en) dem zugestimmt haben. Einwilligungserklärungen für die Nutzung von Personenfotos im Internet finden Sie im Vademecum unter https://www.intern.uni-hannover.de/nocache/de/vademecum/vademecum-detail/vademecum/733/Vademecum/detail/

    Falls die Fotos auch in Druckerzeugnissen verwendet werden sollen, muss die Einwilligungserklärung (DOCX) entsprechend erweitert bzw. angepasst werden, z.B.: „Ich willige ein, dass zu diesem Zweck Fotos, auf denen ich zu sehen bin, in Druckerzeugnissen veröffentlicht werden dürfen.“

  • Gibt es hinsichtlich der Bilder, die man hochladen darf, Einschränkungen inhaltlicher, rechtlicher bzw. technischer Art?

    Da die Bilddatenbank / der Bilderpool primär darauf ausgerichtet ist, Bildmaterial für Websites und Print-Produkte bereitzustellen, sollten auch nur Bilder hochgeladen werden, die für diese Zwecke geeignet sind. Rechtlich betrachtet dürfen nur Bilder hochgeladen werden, deren urheberrechtlicher und nutzungsrechtlicher Status eindeutig geklärt sind (Wer hat das Foto erstellt? Wann/Wie/Von wem darf das Foto genutzt werden?). Diese Frage sollte vor dem Hochladen geklärt sein. Die Verantwortlichkeit hierfür liegt bei der Einrichtung, die das Foto einstellen möchte. Einschränkungen technischer Art bestehen nicht.

  • Ich möchte einen Fotografen beauftragen, Bilder für unsere Einrichtung zu erstellen: Darf ich die Bilder anschließend in die Bilddatenbank hochladen?

    Ja. Es ist dabei auf eine entsprechende Vertragsgestaltung zu achten.

  • Gibt es Musterverträge für die Beauftragung von externen Fotografen?

    Ja. Die Musterverträge werden nach der Pilotphase zur Verfügung gestellt.

  • Wo ist der Unterschied zwischen „Copyright-Vermerk für die Veröffentlichung“ und „Fotograf/in“?

    Im Feld „Fotograf/in“ erscheint der Name der Fotografin/des Fotografen, die/der das Foto erstellt hat. Sofern die hochgeladene Bilddatei die Information bereits enthält, wird das Feld automatisch vorausgefüllt. In der Regel ist dies bei professionell gefertigten Fotos der Fall.

    Im Feld „Copyright-Vermerk für die Veröffentlichung“ legen Sie fest, wie der Copyright-Hinweis aufgrund der mit der Fotografin/dem Fotografen vereinbarten Nutzungsrechte gestaltet sein soll. Ist das Foto im Auftrag der LUH entstanden, würde hier in der Regel stehen: „Vorname Name des Fotografen / LUH“. Es kann aber z.B. auch vorkomen, dass die Fotografin / der Fotograf als Urheberin bzw. Urheber nicht genannt werden möchte.

  • Was bedeuten die Optionen unter „Nutzungsbedingungen“ und welche Auswirkungen haben sie?

    Diese Optionen geben lediglich vor, wie das jeweilige Bild genutzt werden darf. Die passende Option wird (unmittelbar) nach dem Hochladen durch die Einrichtung aufgrund der mit der Fotografin/dem Fotografen vereinbarten Nutzungsbedingungen festgelegt.

  • Kann man die Bilder direkt über TYPO3 suchen/einbinden?

    Leider existiert derzeit keine Schnittstelle zwischen dem Bilderpool und dem CMS TYPO3. Wenn Sie ein oder mehrere Bilder für Ihre Website nutzen möchten, können Sie diese aus dem Bilderpool herunterladen und anschließend in TYPO3 hochladen. Es empfiehlt sich dabei, die Größe „Bildschirm“ (1200 x 800 Pixel) zu wählen.

KONTAKT

Hotline IT-Service-Desk
Montag bis Freitag 08:00 – 19:00 Uhr
Sprechzeiten
Aufgrund der Corona-Pandemie ist der IT-Service-Desk zur Zeit nur per E-Mail
in der Zeit von 08:00 - 17:00 Uhr erreichbar.
Hotline IT-Service-Desk
Montag bis Freitag 08:00 – 19:00 Uhr
Sprechzeiten
Aufgrund der Corona-Pandemie ist der IT-Service-Desk zur Zeit nur per E-Mail
in der Zeit von 08:00 - 17:00 Uhr erreichbar.