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Dateiservice – Onlyoffice

Mit Onlyoffice steht ein Cloud-Dienst zur Verfügung, mit dem Studierende und Beschäftigte der Leibniz Universität Hannover gemeinsam und gleichzeitig Dokumente, Tabellen und Präsentationen verfassen können. Zusätzlich ist eine Projektverwaltung integriert. Mit externen Personen ist eine eingeschränkte Zusammenarbeit möglich. Bekannte Beispiele für ähnliche Dienste sind Google Docs oder Microsoft Office 365 für die Office-Funktionalität und OpenProject oder Microsoft Project Online für die Projekt-Funktionalität.

Benutzung

Hilfe zur Benutzung gibt es direkt im Programm im jeweiligen Modul (Dokumente oder Projekte) auf der linken Seite im „Hilfe-Center“ (siehe Screenshot). Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den LUIS-Support.

Modul Dokumente in ONLYOFFICE
Screenshot des Dokumente-Moduls

Wer kann den Service nutzen?

Alle Studierenden und Beschäftigten der Leibniz Universität Hannover mit IdM-Account und im IdM-Account-Manager aktiviertem IT-Dienst WebSSO/OpenID. Der Zugriff erfolgt mit dem dabei vergebenen Passwort und der LUH-ID als Benutzernamen.

Externe Personen können Onlyoffice aktuell nicht mit einem eigenen Account nutzen. Eine Zusammenarbeit an bestehenden Dokumenten ist jedoch trotzdem möglich (siehe FAQ).

FAQ

Warum kann ich mein Dokument nicht freigeben?

Um jemandem ein Dokument zugänglich zu machen, muss dieser sich bereits einmal bei Onlyoffice über WebSSO eingeloggt haben.

Dokumente, die in Projekten erstellt bzw. gespeichert wurden, sind auch nur in diesen zugreifbar; eine Freigabe an weitere Benutzer ist nur durch Hinzufügen dieser Benutzer zum Projekt oder Kopieren des Dokuments in „Meine Dokumente“ realisierbar.

Wie kann ich bereits jetzt mit externen Personen zusammenarbeiten?

Es besteht die Möglichkeit, ein Dokument öffentlich zu machen. Das bedeutet, dass jede Person, die über eine spezielle URL des Dokuments verfügt, an diesem mitarbeiten kann. Die URL beinhaltet den Hash des Dokuments und ist daher nicht leicht zu erraten, daher ist die Wahrscheinlichkeit einer ungewollten Mitarbeit sehr gering. Als weiterer Schutz kann der Review-Modus verwendet werden, wodurch Änderungen durch den Dokumentbesitzer überprüft und abgelehnt werden können.

Um ein Dokument öffentlich zu machen, klicken Sie rechts neben dem Dokument auf „Freigeben“. Im sich öffnenden Overlay klicken Sie auf „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“. Es erscheint ein Link, den sie der betreffenden Person mitteilen können.

Overlay zum Teilen eines Dokuments
Overlay zum Teilen eines Dokuments
Auswahl zwischen lesendem und schreibendem (voll oder Review-Modus) Zugriff bei der öffentlichen Freigabe eines Dokuments

Durch einen Klick auf den Schriftzug „Schreibgeschützt“ rechts neben „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“ können Sie anschließend noch wählen zwischen schreibendem (voll oder im Review-Modus) und lesendem Zugriff. Um den Zugriff wieder zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf „Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen“.

Wie kann ich ein Projekt erstellen?

Dropdown zur Projekterstellung

Neue Projekte können Sie erstellen, indem Sie im Projektemodul oben links auf den Button „Erstellen“ und im daraufhin erscheinenden Dropdown auf „Projekt“ klicken. Anschließend können Sie die Projektdetails festlegen und Mitglieder hinzufügen.

Desktop-Editor

Es existiert ein Desktop-Editor, mit dem Dokumente, Tabellen und Präsentationen verfasst werden können. Dieser bietet die Möglichkeit, eine Verbindung zu unserem Dienst aufzunehmen, um Dokumente zu synchronisieren und somit eine Offline-Bearbeitung der auf unserem Dienst vorhandenen Dokumente zu ermöglichen. Diese Verbindung ist jedoch aktuell leider noch nicht möglich, da die Authentifizierungsmethode, die eingesetzt wird, neu in Onlyoffice implementiert wurde. Der Desktop-Editor hat diese Authentifizierungsmethode noch nicht integriert. Autark ist der Desktop-Editor jedoch jederzeit nutzbar. Der Download erfolgt von den Seiten des Herstellers.